[0:20] Heute möchte ich mich mal mit einem Thema beschäftigen, was ich sehr häufig falsch in Anführungszeichen in Projektdokus und Präsentationen wähle. Und zwar das Thema der EDA-Kosten, beziehungsweise auch der laufenden Kosten. Und ich bringe noch ein Passwort mit rein, die Opportunitätskosten. Heute soll es also um die Kostenbetrachtung deines Abschlussprojekts gehen. Und wir haben da oft ein Problem, dass nicht alle Kosten betrachtet werden. Und dass das Projekt sich dann super schnell amortisiert oder halt viel zu geringe Kosten einfach hat, um das irgendwie realistisch einplanen zu können in so einem Unternehmen. Und deswegen will ich da heute einmal kurz darauf eingehen, was da häufig vergessen wird, was das überhaupt ist, was ich damit meine und wie man das dann besser machen könnte. Also Nummer eins, es geht darum, bei deiner Projektarbeit dein Projekt auch realistisch einzuschätzen, was die Kosten angeht. Du sollst ja nicht einfach sagen, ja, ich habe da 80 Stunden als Zubi daran gesessen. Ich bin ja eh im Unternehmen, die bezahlen mir Ausbildungsvergütung. Ja, ich habe da so ein bisschen rumprogrammiert und ich habe da so ein paar Server installiert und ja, das hat das Unternehmen am Ende eigentlich nichts gekostet.

[1:20] Nee, so ist es nicht. Sondern alles, was du für dein Projekt machst und was auch im Unternehmen für dein Projekt gemacht wird, bereitgestellt etc., kostet irgendetwas. Das Geld dafür muss irgendwo herkommen. Auch deine Ausbildungsbegütung bezahlt ja irgendwer am Ende. Und ich spoiler schon mal, wer das macht, eure Kunden bezahlen das. Dein Chef überweist dir das zwar, aber der kriegt das Geld ja auch nicht aus dem, das fällt ja auch nicht vom Himmel, sondern das kommt von den Kunden, die am Ende dann eure Produkte kaufen oder eure Dienstleistungen in Anspruch nehmen, eure Waren kaufen, was auch immer. Und alle diese Kosten an deinem Projekt müssen auf die Kosten für die Kunden umgelegt werden, damit die am Ende das Ding bezahlen. Weil das Geld fällt nicht vom Himmel, auch wenn man das vielleicht glaubt. Das ist nicht so, das muss erwirtschaftet werden. Und ja, dein Projekt verursacht Kosten und die musst du einplanen. Und heute gehe ich mal auf die Kosten ein, die dabei gerne vergessen werden. Weil, was so die low hanging fruit ist, ich habe als Anwendungsentwickler zum Beispiel 80 Stunden gearbeitet, also plane ich mich 80 Stunden ein. Oder als Systemintegrator plane ich mich 40 Stunden ein. Ja, okay. Offensichtlich sind das Kosten natürlich anfallen, aber es gibt noch ganz viele mehr. Und da geht es halt eben nicht nur darum, was extra für dein Projekt zum Beispiel gekauft wurde. Also wenn extra für dein Projekt eine Hardware angeschafft wurde, ein Server gemietet wurde oder sowas. Das ist natürlich offensichtlich. Aber mir geht es heute um die vielleicht etwas versteckten Sachen, an die ganz viele Prüflinge leider nicht denken. und das sehe ich dann immer in den Dokus. Und zwar, ähm.

[2:42] Geht es mir um diese E-Da-Kosten. Das ist jetzt kein Fachbegriff. Ich weiß gar nicht, wo ich den selber mal gehört habe. Ich glaube, irgendwo im Rechnungswesenunterricht oder Vorlesung mal irgendwo. Also es geht darum, Dinge, die E-Da sind. Also es ist keine Abkürzung, sondern du formulierst das so, ja, der Server, der ist ja E-Da. Der steht ja unten im Keller, den haben wir ja E. Dann lasst uns doch nochmal eben mein Projekt da mit drauf installieren und fertig. Dann haben wir keine Kosten quasi. Also die Dinger sind ja E-Im-Unternehmen. Der Kollege sitzt da E. Der kriegt sein Gehalt. ja, also der muss ja nicht nur für mein Projekt jetzt mehr Geld bekommen. Deswegen, ja, EDA kostet nichts. Und das sind meine sogenannten EDA-Kosten. Und das ist leider Quatsch. Denn auch wenn die EDA sind, machen wir mal jetzt verschiedene Beispiele, den Softwareentwickler, der am Ende dein Projekt reviewen soll, ja. Der sitzt da vielleicht zwei Stunden dran. Und ja, der ist eh im Büro, die zwei Stunden. Aber in diesen zwei Stunden kann er ja nichts anderes machen, weil er ja deinen Code reviewt zum Beispiel, ne. Und das nennt man dann sogenannte Opportunitätskosten. Opportunity auf Englisch, Gelegenheit. Und das sind die Kosten der entgangenen Gelegenheit. Das heißt, während dieser Softwareentwickler zwei Stunden deinen Code reviewt, kann er eben nicht richtig coole Software fürs Unternehmen programmieren, mit der dann richtig Geld gemacht wird, sondern die zwei Stunden seiner Arbeitszeit sind dann halt weg, weil sie für dein Projekt draufgegangen sind. Oder machen wir was für die Systemintegratoren.

[3:59] Wir haben irgendwo einen Server stehen, auf dem eine neue Firewall installiert werden soll. Wenn die Firewall da läuft, kann der Server halt nicht noch 37 andere Applikationen hosten, Weil der vielleicht, keine Ahnung, so starkes Netzwerk eingebunden ist, dass gar keine andere Applikation mehr laufen kann, weil die gar keinen Netzwerktraffic mehr abkriegt. Oder die Firewall blockiert so viel CPU, dass einfach andere Applikationen auf dem Server nicht mehr laufen können. Und das heißt, der Server könnte für was anderes benutzt werden, wird er aber nicht, weil dein Projekt jetzt drauf läuft. Also sind das natürlich Kosten, die für dein Projekt anfallen. Auch wenn der Server eh schon da ist und nicht nochmal angeschafft werden muss. Aber jedes neue Projekt, was ich auf einen Server, ich bleibe jetzt mal bei dem Beispiel, installiere, belastet ja den Server. kostet CPUs, kostet RAM, kostet Strom und da kann in der Zeit halt vielleicht nichts anderes auf dem Server laufen, weil da ein Projekt draufläuft. Und jetzt überlegen wir mal weiter. Angenommen, alle Projekte würden das so machen. Ja, der Server ist ja eh da. Komm, ich installiere das mal mit drauf. Was glaubst du, wie lange kann man das machen? Also wie viele, ich sage jetzt mal, Software-Nemikungsprojekte, Web-Anwendungen oder so, kann ich auf dem Server installieren, bis der dann irgendwann mal die Grätsche macht, weil er eben keine CPU-RAM, was er auch immer mehr frei hat. Das kann man ja nicht unendlich betreiben. Die sind ja nicht unendlich skalierbar, diese Ressource, nur weil sie da sind.

[5:04] Und dann passiert Folgendes. Auf dem Server habe ich zehn Projekte laufen. Jetzt kommt das elfte Projekt und mit diesem elften Projekt kommt der Server jetzt an seine Grenzen. Was müssen wir machen? Neuen Server kaufen. Und wird jetzt die Anschaffung, der Anschaffungspreis für diesen Server, wird das jetzt auf dieses elfte Projekt gelegt. Das heißt, das elfte Projekt hat leider Pech gehabt, weil es aus Versehen das elfte Projekt war und hat jetzt zufällig einen neuen Server quasi zur Folge und muss dieses Projekt jetzt den kompletten Server bezahlen, einfach nur, weil es in der Reihenfolge zufällig an der falschen Position war. Sorry, so kann man noch nicht rechnen. Das geht nicht. Das heißt, jedes Projekt, jedes der elf Projekte muss anteilig diese Serverkosten tragen. Und das elfte übernimmt natürlich nicht die kompletten Kosten für den neuen Server, auf dem dann noch neun andere Applikationen wieder installiert werden können. Das muss natürlich verteilt werden. Und um wieder bei der Systemintegration auch mal ein Beispiel zu finden. Wir haben eine neue VM, die wir brauchen. Meintwegen die Firewall, da wird nichts mehr Hardware installiert, lassen wir auf einer VM laufen. Aber auch die VM braucht ja Ressourcen. Die blockiert vielleicht CPUs oder RAM im VMware-Cluster, der teuer lizenziert wird. Und für diese blockierten CPUs und RAM kann halt eben keine andere VM irgendwas anderes machen, was Geld einbringt zum Beispiel. Das heißt, diese Sachen kann man nicht einfach unter den Tisch fallen lassen. Die müssen einkalkuliert werden. Die müssen meistens anteilig einkalkuliert werden, weil halt meine Applikationen oft nicht die einzige auf dem Server ist. Da laufen halt noch andere. Aber ich darf diese Kosten halt nicht unter den Tisch fallen lassen.

[6:25] Es darf nicht Zufall sein, welches Projekt die Kosten trägt. Das muss fair sein, verteilt werden, anteilig über die Nutzung aller Projekte, die diese Ressource, ob es ein Mitarbeiter ist oder ein Server oder was auch immer. Meinetwegen auch eine Lizenz, die lese ich ja auch ganz oft bei Software-Mitglungs-Projekten, die ich ja nun mal hauptsächlich lese. Ja, wir haben eine IntelliJ-Lizenz, die packe ich zwar in meine Liste der Ressourcen, aber dafür setze ich keine Kosten an, weil die habe ich ja eh. Die IntelliJ-Lizenz kostet irgendwie, keine Ahnung, 1000 Euro im Jahr, aber für mein Projekt war die kostenfrei, weil die ist ja schon bezahlt. So kann man das, wie gesagt, nicht rechnen. Man muss das umlegen, anteilig. Ich spoilere das schon mal. Genau das ist die Lösung. Anteilig auf deinem Projekt umlegen. Das musst du im Zweifel auch nicht selber machen. Also keiner erwartet von dir in deiner Projektdokumentation, dass du jedes einzelne kostenanteiligstes Teilchen, was dir irgendwie einfällt in deinem Projekt, genau umlegst und Cent genau ausrechnest und so weiter. Dafür gibt es hoffentlich Mitarbeiter, Mitarbeiterinnen in deinem Unternehmen, die das machen, zum Beispiel im Rechnungswesen, in der Buchhaltung, im Personal, wo auch immer. Und die sagen dir dann einfach, was das pauschal kostet. So würde ich dir auch dringend empfehlen, das zu machen. Bitte berechnet das nicht selbst, da kannst du nur irgendwas vergessen, irgendwelche Fehler einbauen, noch eine Rundungsdifferenz und du hast irgendwas vergessen und das nehmen dir die Prüfenden dann auseinander, sondern lass dir einfach die Zahlen geben. Frag in der Personalabteilung, was kostet mich ein Softwareentwickler, eine Softwareentwicklerin pro Stunde?

[7:46] Zwei Stunden Code Review mal diesen Stundensatz, das sind die Kosten. Ende. Frag in deinem IT-Betrieb, in deinem Support, was kostet uns eigentlich eine VM im Jahr im Durchschnitt? Und dann kommt da raus, was auch immer, 100 Euro oder wie auch immer das da umgelegt wird. Und das packst du dann in deiner Projektkosten. Berechne das nicht selber, aber zeige, dass du dran gedacht hast und recherchiere die vernünftigen Zahlen in deinem Unternehmen und damit rechnest du dann. Genau das Gleiche eben bei meinem Lizenzbeispiel für IntelliJ. Das kann man ja auch umlegen. Das wird auch irgendwer wahrscheinlich gemacht haben. Da gibt es dann irgendeinen Kostenpunkt, den du noch mit reinnehmen kannst. Und im besten Fall machst du das nicht für jedes einzelne Ding, das da benutzt wird, sondern du kriegst einfach einen Gemeinkostensatz, den du dann mit in deine Projektkostenbrechnung mit einnimmst. Zum Beispiel anteilig auf deine Stunden aufgerechnet oder auf die der Kollegen, Kolleginnen, die mit dir da zusammen dran arbeiten. Das wäre meine Empfehlung dafür.

[8:38] Und dann, nächster Punkt, die laufenden Kosten. Die werden halt auch sehr oft vergessen. Jetzt haben wir diesen ganzen Kram da eingeplant. Ich habe meine Stundensätze, da sind auch die Gemeinkosten drin und alles super und Lizenzen umgelegt und tralala. Ja, aber dann ist es vorbei. So, dann kostet das Projekt einmalig 3.000 Euro. Beispiel ist eine Zahl, die sehr häufig vorkommt. Und dann amortisieren wir das und dann ist es fertig. Ja, und da wird dann vergessen, dass diese ganzen Ressourcen ja nicht umsonst laufen, wenn man sie einmal angeschafft hat. Beispiel, offensichtliches Beispiel, ein Server, der irgendwo steht, der verursacht Stromkosten, der muss gewartet werden, Updates müssen installiert werden, mal Stundensatz des IT-Admins, der das macht. Wir haben Lizenzen, wenn es ein Windows-Server ist zum Beispiel. Oder wenn das Ding nicht bei uns im Keller steht, in der Cloud, ja, die wird ja sogar stündlich oder täglich abgerechnet, was so ein Server da kostet, ja. Oder ich habe vielleicht Support-Verträge mit Dienstleistern, die für mich die Wartung machen, ja, so Full-Service-mäßig und so. Das sind alles Kosten, die auch anfallen, wenn dein Projekt beendet ist. Und angenommen, du hast jetzt ein Software-Dickle, die auf diesem Server läuft, der Server muss halt weiter betrieben werden, gepatcht werden. Der braucht Strom.

[9:36] Das heißt, auch das musst du natürlich einplanen in deine Kosten. Und das reduziert eventuell, nein, verlängert die Amortisationszeit. Aber das ist gar nicht schlimm. Im Gegenteil, es wäre schlimm, wenn du diese Kosten weglässt, weil das ist unrealistisch. Ich behaupte einfach, dass du kein IT-Projekt umsetzen kannst, was keine laufenden Kosten hat. Das ist einfach eine pauschale Aussage, die ich jetzt hier mal treffe, weil alles, was du entweder programmierst oder installierst oder konfigurierst oder was auch immer du machst in einem IT-Beruf, das wird nicht einmalig sein und dann wird das Ding ausgeschaltet, weggeschmissen, gelöscht, wie auch immer, sondern das wird ja dauerhaft laufen. Das ist hoffentlich die Idee deines Projekts. Und alles, was irgendwo läuft, verursacht wenigstens irgendwie Strom, Wartungs, Lizenzkosten, irgendwas fällt da ganz sicher an. Und es geht ja auch nicht darum, ob es vielleicht Cent-Beträge sind. Das ist ganz egal. Also es geht darum, dass du zeigst, dass du daran gedacht hast, dass diese Kosten anfallen. Ganz egal, wie hoch die sind. Aber du kannst nicht sagen, mein Projekt ist jetzt fertig und jetzt kümmere ich mich nicht mehr drum und jetzt verursacht das keine Kosten mehr. Doch. Und diese laufenden Kosten müssen halt eben auch von euren Kunden erwirtschaftet werden. Die muss irgendwer irgendwo mit einplanen, weil sonst kommt das Geld nicht rein und dann kostet dein Projekt im wahrsten Sinne des Wortes dein Unternehmen Geld, weil die Kunden über die Umlage das nicht wieder reinholen. Und das wollen wir vermeiden, weil wenn wir das alle machen würden, in allen Projekten, wäre das Unternehmen irgendwann pleite. Wenn alle sagen, so, das Projekt hat 5.000 Euro bezahlt, der Kunde bezahlt mir das jetzt einmalig, sagen wir mal mit Gewinnaufschlag, zahlt er 6.000 und dann ist es vorbei. Aber dass wir ihm jetzt noch jahrelang die Server betreiben müssen und einen monatlichen Betrag für uns fällig wird, habe ich leider vergessen.

[11:05] Ja, dann sind die Rechnungen alle bezahlt, aber nach zwei Monaten sind wir trotzdem insolvent, weil die ganzen Kosten, an die keiner gedacht hat, uns leider auffressen. So, das geht nicht. Also bitte auch die laufenden Kosten, und ich habe gerade ein paar genannt, immer mit einplanen, egal wie hoch und in die Riechse sind. Und da kannst du es ähnlich machen wie bei den EDA-Kosten. Du holst einfach Pauschalen. Beispiel hatte ich gerade schon. Was kostet denn der Betrieb einer VM im Jahr das Unternehmen zum Beispiel? Da wird dir hoffentlich ein IT-Admin irgendwie eine grobe Zahl nennen können. Und zur Not schätzt du die einfach. Im besten Fall lässt du sie von Kollegen schätzen, die da mehr Ahnung von haben, keine Frage. Aber wenn das nicht geht, gibt ja auch viele kleine Unternehmen, wo man vielleicht diese Zahlen gar nicht hat, dann schätzt du es halt selbst. Aber du musst jetzt nicht noch eine riesen BAB, so Betriebsabrechnungsbogen in deiner Prodoku machen, das will keiner sehen, das ist viel zu aufwendig. Aber wir wollen sehen, dass du diese Kosten gedacht hast. So, zum Abschluss jetzt noch mal ein paar konkrete Beispiele. Fangen wir mal mit System-Integration an. Was könnten solche Kosten jetzt sein, von denen ich heute rede und geredet habe? Wenn du einen neuen Server brauchst zum Beispiel, wenn du VM hast, was heute natürlich der Standard sein sollte oder Container, ganz egal. Auf jeden Fall brauchen die auch Ressourcen. CPU, RAM, irgendwie Storage vielleicht. Wir haben vielleicht ein Backup-System, was angebunden werden muss. Das wird auch belastet dadurch. Mehr Backup heißt, die Medien müssen vielleicht erweitert werden, weil du keinen Platz mehr hast und so weiter. Es gibt hoffentlich ein Monitoring-System für irgendwelche kritischen Sachen, die da laufen. Du hast natürlich auch die Zeit, vor allem deine eigene, aber auch die der Admins, die dann zum Beispiel Einrichtung, Wartung, eben den Betrieb übernehmen. Das sind alles Dinge, die dir anfallen können.

[12:34] Bei der Anwendungsentwicklung habe ich auch schon genannt. Die IDE, die meistens Geld kostet, manchmal auch nicht. Da musst du es natürlich nicht einen planen, klar. Aber irgendwelche anderen Software-Tools, die du noch im Einsatz hast. Vielleicht habt ihr ein dediziertes Testsystem, ein Staging-System. Das läuft auch nicht einfach so aus Spaß. Das kannst du anteilig mit reinnehmen. Du hast vielleicht eine Datenbank im Einsatz, die anteilig von dir genutzt wird. Eine CICD-Pipeline auf dem Bild-Server. Auch die kostet Ressourcen. Kann man vielleicht sogar genau sehen. Auch die läuft für fünf Minuten, kostet 20 Prozent CPU. Dann könntest du das ziemlich genau in Cent-Beträgen ausrechnen, was das kostet. Musst du nicht, wie gesagt, aber könntest du. Und das sind so ein paar Beispiele jetzt, an welche Kosten man denken kann für diese beiden Fachrichtungen.

[13:13] Für alle anderen IT-Berufe gilt das Ähnliche, aber im Kern geht es meist um solche Ressourcen, wie ihr genannt. So, was würde ich dir jetzt empfehlen für deine Projektdokumentation und Projektpräsentation? Nummer eins, mach erstmal eine Liste der Ressourcen. Das sehe ich auch in ganz vielen Projektdokumentationen, das ist für mich so ein Standardinhalt, finde ich auch gut. Was habe ich für Ressourcen gebraucht? Das geht vom Stuhl und Tisch, auf dem ich sitze, über den Laptop bis hin zu tatsächlich VM-Infrastruktur für mein Projekt am Ende. Alle diese Ressourcen erstmal auflisten. Und dann schaust du dir an, was kosten die denn? kriege ich vielleicht konkrete Kosten von meiner Personalabteilung für alle Menschen, von meinem IT-Betrieb oder aus dem Rechnungswesen oder aus dem Controlling für meine anderen Ressourcen oder kriege ich einfach einen pauschalen Satz genannt. Kann ja auch sein, dass man einfach die Sachen über Gemeinkosten auf die Stundensätze umlegt und dann hast du deinen Gemeinkostenzuschlag und damit ist alles abgedeckt. Ist ja auch okay. Hauptsache, du denkst dran und vergisst da nichts.

[14:05] Meistens wird es für die Projekte auf solche Stundensätze hinauslaufen. Da kannst du damit einplanen. Plus irgendwie eine Pauschale für den Betrieb pro Jahr oder so. Und dann hättest du ja normalerweise alles abgedeckt. Wie gesagt, du sollst das nicht alles im letzten kleinen Detail selber ausrechnen. Nimm am besten Pauschalen. Da kannst du am wenigsten falsch machen, aber zeigst trotzdem, dass du dran gedacht hast. Und wenn du dann noch irgendwie, keine Ahnung, dir den Server teilen musst mit fünf anderen Applikationen, dann kannst du das ja natürlich nochmal geteilt durch sechs machen. Dann hast du deine Anteile an diesen Kosten berechnet. Das ist ja manchmal nötig, habe ich aber noch nicht so oft gesehen. Wie gesagt, lass dir am besten Pauschalen geben und dann musst du da gar nicht so rumrechnen. So, und das planst du dann alles mit ein. Du hast deine einmaligen Kosten, wo dann hoffentlich schon diese EDA-Kosten anteilig mit drin sind, plus die laufenden Kosten. Und dann machst du eine ganz klassische Amortisationsrechnung, schaust dir an, wann habe ich diese Kosten wieder reingeholt. Aber das ist ein Thema für eine andere Episode.

[14:58] So, Fazit für heute. Kosten für dein Projekt. Denk dran, nicht nur das, was neu angeschafft wird für dein Projekt, sind Kosten, sondern auch alles, was schon da ist und was du nutzt, musst du potenziell mit einplanen in deinem Projektkosten. Die vorhandenen Ressourcen sind nie kostenlos. Genau diese EDA-Kosten, das ist ein geflügeltes Wort, weil die Leute sagen, es ist ja EDA. Ja, aber das muss trotzdem bezahlt werden. Die Dinger werden, und das haben wir heute noch gar nicht angesprochen, zum Beispiel, wenn du teure Hardware angeschafft hast, wird die abgeschrieben. Das heißt, über die Abschreibung wird der jährliche Wertverlust dieser Hardware zum Beispiel mit in deine Kostenplanung einfließen müssen.

[15:36] Also alles, was da ist, kostet auch Geld und muss mit eingeplant werden. Das ist die Kernauslage für heute. Und zweiter Punkt, laufende Kosten. Ich behaupte, dass jedes IT-Projekt irgendwelche laufenden Kosten produziert, außer es ist wirklich ein Wegwerfprojekt, was sofort gelöscht wird, nachdem es umgesetzt wurde. Aber das kann ich mir einfach nicht vorstellen.

[15:57] So, ich hoffe, du hast heute ein bisschen was mitgenommen, wie du deine Kosten für dein Projekt in deiner Projektdokumentation und Präsentation gut einplanst und sauber und ohne, dass du was vergisst, vorstellst. Und ja, dann wünsche ich dir viel Erfolg bei deiner Projektdokumentation und Präsentation.