[0:21] In den letzten Shorts habe ich jetzt öfter über die Zeitvorgabe für das Erstellen der Projektdokumentation in den IT-Berufen bei der IHK-Abschlussprüfung gesprochen. Einige IHK erlauben ja das Erstellen außerhalb der 40 oder 80 Stunden. Andere zwingen das in diese Zeit mit rein. Und das ist natürlich alles super unrealistisch, habe ich jetzt alles schon ein paar Mal erzählt. Also wie soll ich jetzt in 10, 12, manchmal sogar nur 8 Stunden eine 30, 40, 50-seitige PDF erstellen zu meinem Projekt? Das ist ja nicht machbar. Das wissen wir jetzt alle auch. Jetzt wollen wir uns heute mal damit beschäftigen, wie es vielleicht doch einigermaßen realistisch ist, so ein Dokument innerhalb dieser Zeitvorgabe zu erstellen. Dass ich immer noch glaube, dass das utopisch ist und man viel länger dafür einplanen muss, als diese Zeitvorgabe ist. Das habe ich schon im separaten Short besprochen. Aber heute wollen wir mal gucken, wie kannst du denn tatsächlich Zeit sparen beim Erstellen deiner Projektdokumentation. Grundsätzlich ist das Missverständnis vielleicht, dass wenn du jetzt in deiner Zeitplanung, sagen wir mal zwölf Stunden für die Doku einplanst, dass du die komplette Doku von Seite 1 bis Seite 50 innerhalb dieser Zeit erstellen musst. Das ist aber vielleicht gar nicht der Fall. Denk mir mal an so ein Softwareentwicklungsprojekt und du hast einen Anhang, da ist ein Klassendiagramm drin, ein Tabellenmodell, ein ER-Modell, was auch immer. Diese ganzen Artefakte erstellst du ja sowieso während der ganz normalen Projektarbeit.

[1:48] Das heißt, wenn du jetzt anfängst mit einer Entwurfsphase zum Beispiel als Softwareentwicklerin und baust dir da ein Mockup oder ein ER-Modell, dann hast du ja auch dafür schon Zeit in deiner Zeitplanung vorgesehen. So ein ER-Modell zeichnet man auch nicht in fünf Minuten und muss das nicht einplanen, genauso wenig wie ein Mockup. Da hast du ja also vielleicht schon 1, 2, 3, 4, was auch immer Stunden für eingeplant. Das heißt, diese Artefakte sind quasi ja schon mit eingepreist in deine 40 oder 80 Stunden.

[2:13] Die kannst du dann ja in Anführungszeichen einfach aus der Schublade ziehen und in deine Doku reinpacken. Das heißt, im Prinzip sind diese, ich sage jetzt einfach mal acht bis zwölf Stunden für die Projektdokumentation, der reine Text, den du zusätzlich noch schreiben musst, weil die ganzen Artefakte musst du ja eh machen. Die gehören eh zum Projekt mit dazu.

[2:33] Also das ist so ein bisschen die Grundlage auch der heutigen Episode. Konzentrier dich auf das, was du zusätzlich als Prüfungsartefakt erstellen musst. Die Sachen, die eh da sind, weil du sie im ganz normalen Projekt sowieso anfertigst. Du willst ja ein professionelles Projekt umsetzen. Als Softwareentwicklerin zum Beispiel nicht einfach coden, sondern vorher erstmal planen. Und dafür zeichnet man vielleicht Diagramme. Als Systemintegrator fängst du auch nicht einfach an. Das ist jetzt mein rudimentäres Verständnis des Berufs, irgendwo Windows zu installieren, sondern machst dir erstmal einen Plan. Moment mal, wie viele PCs muss ich überhaupt bestücken? Was sind da die Standardeinstellungen? Wie verteile ich die Software etc.? Da fängst du auch nicht einfach an und machst, sondern du planst, du nimmst die Anforderungen auf, du überlegst, was überhaupt gemacht werden soll, machst dir einen Plan für die Durchführung, überlegst dir, wie du das Ganze testen kannst. Du kommentierst das natürlich für Kunden oder Admins oder Entwicklerinnen, wie auch immer. Und das ist auch ja alles Teil deiner 40 oder 80 Stunden. Und diese Dinge, die du eh machst, sind natürlich auch ein wertvoller Bestandteil für die Projektdokumentation. Weil damit zeigst du ja, dass du das Projekt halt eben professionell umgesetzt hast und nicht einfach gemacht hast. Das wollen wir ja gerade in der Abschlussprüfung sehen, dass du weißt, wie man sowas professionell umsetzt und nicht, ne?

[3:48] Als Softwareentwicklerin gibt es immer diesen Begriff Code-Affe, ne? Code-Monkey. Das heißt, ich bin nur dazu da, Code in die Tastatur zu hauen. Aber genau dafür machen wir diese Ausbildung nicht, sondern wir wollen halt eben professionell Software entwickeln oder Systeme planen oder Prozesse analysieren oder was du halt in deinem IT-Beruf so machst. Also, diese Dinge fallen eh schon mit ab. Die brauchst du halt nicht extra nochmal einplanen. Aber… Sag auch mal so, trotzdem ist es ziemlich sportlich, auch diese Fließtext-Sachen innerhalb dieser wenigen Stunden hinzubekommen. Also ich bin weit in der Meinung, dass das super unrealistisch ist, aber ich wiederhole es jetzt nicht nochmal. Wir fokussieren uns darauf, wie kannst du dann weiterhin jetzt wirklich Zeit sparen, um das in der kurzen Zeit umsetzen zu können. Punkt Nummer eins ist natürlich, wenn du dich auf den Text fokussierst, brauchst du ein vernünftiges Textsatzsystem. Das heißt, Werkzeuge wie zum Beispiel LaTeX oder meinetwegen auch Microsoft Word oder LibreOffice. Ist ja völlig egal. Du kannst es auch mit Markdown-Dateien machen oder mit ASCII-Doc generieren. Ehrlich gesagt ist die Technologie mir völlig egal. Meine Azubis machen das oft mit LaTeX, beziehungsweise ich, also nicht oft, die machen es immer mit LaTeX, weil ich das auch als Ausführungsinhalt vermittle und das wichtig finde. Aber du musst das nicht damit machen. Du kannst es auch ganz klassisch mit Word schreiben. Wichtig wäre mir nur, dass du dich mit dem Textsatzsystem auseinandersetzt.

[5:06] Und auch hier nicht einfach Word öffnest und mal drauf los tippst und oh, der Begriff sollte fett sein und der kursiv, also klicke ich auf F und K im Menü, sondern dass du dich professionell mit dem Textsatzsystem beschäftigst. Simples Beispiel, das Inhaltsverzeichnis für deine Projektdokumentation. Das schreibst du nicht per Hand und machst 1 Punkt irgendwas und 2 Punkt irgendwas, sondern das Inhaltsverzeichnis wird generiert aus den Metainformationen des restlichen Textes. Beispiel in Word, wenn du etwas als Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3 markierst, sodass die Textverarbeitung weiß, dass das Überschriften sind, dann kann sie daraus das Inhaltsverzeichnis generieren. Wenn du das aber nicht tust, sondern Überschriften zum Beispiel einfach nur manuell als Fett markierst und den Text größer machst, dann kannst du gar nichts automatisieren, weil die Textverarbeitung einfach nicht weiß, dass das eine Überschrift ist. Es geht hier um semantische Textverarbeitung. Und das wäre mir ganz wichtig, gerade bei deinem Abschlussprojekt, vor dem Hintergrund, dass du Zeit sparen musst.

[6:03] Niemand sagt ja, dass du während dieser 40 oder 80 Stunden auch noch professionelle, Textsatzsysteme lernen musst. Das kannst du alles ja vorher machen. Du weißt, wann deine Projektdokumentation zu schreiben ist. Das weißt du fast am Starttag deiner Ausbildung, weil die Prüfungstermine alle ziemlich weit in die Zukunft feststehen. Das heißt, du weißt, dass du irgendwann in diesen drei Jahren dich vielleicht mal irgendwie ein bisschen mit dem Texas-System beschäftigen solltest, wenn deine Abschlussprüfung davon abhängt, ein vernünftiges Dokument zu erstellen. Das heißt, wenn du Zeit hast, guck dir LaTeX an. Wenn du da Bock drauf hast, musst du nicht. LaTeX ist etwas, was eher, ja, wie soll ich sagen, etwas programmierlastig ist. Ich will jetzt nicht sagen, dass man damit seine Dokumente programmiert, aber am Ende ist Tech, was da drunter liegt, tatsächlich eine Programmiersprache. LaTeX, ein Makrosystem dafür. Das heißt, das, was du da produzierst, sieht natürlich eher nach Code aus als nach Text. Dafür hast du aber ganz, ganz viele Sachen, die dir geschenkt werden, zum Beispiel automatisierte Inhaltsverzeichnisse, Verweise, saubere Referenzen auf Bilder, Anhang etc., Seitenummerkungen, das kriegst du alles quasi kostenfrei.

[7:06] Aber ja nicht ganz, weil du hast halt eine Einarbeitungszeit. Wobei du die halt bei Word oder LibreOffice oder sonst wo auch hättest. Du musst halt wissen, wie du mit diesen Textssystemen zum Beispiel eben eine Überschrift kennzeichnest, damit du dann ein Inners-Versignis generiert bekommst. Also damit musst du dich auseinandersetzen und davon gehe ich jetzt auch im Weiteren aus. Also wenn du jetzt einfach anfängst, innerhalb deiner 40 oder 80 Stunden noch nie mit Word gearbeitet und fängst an und machst dann Artikel, dann wird es äußerst schwierig, das in der Zeit zu schaffen. Weil dann wirst du wahrscheinlich mehr Zeit mit Formatierung verbringen. Als mit dem Produzieren der Inhalte. Und wenn du eins nicht machen solltest beim Schreiben von Texten, ist es Formatierung. Die Formatierung musst du dem System überlassen. Du gibst dem System die semantische Information, was du gerade bearbeitest. Ist es eine Überschrift? Ist es ein Code-Beispiel? Ist es eine Tabelle?

[7:52] Was ist inhaltlich das, was du da gerade machst? Und ganz am Ende kannst du dann der Software sagen, so, Tabellen sollen bitte so aussehen, Überschriften bitte so und Texte so. Das heißt, wenn du Zeit, mehr Zeit in der Formatierung brauchst als in der eigentlichen Erstellung des Textes, dann machst du etwas falsch. Dann beherrschst du dein System nicht. Das wäre jetzt meine pauschale Aussage. Also, plan Zeit ein für das Erlernen eines Textsatzsystems. Es muss nicht lädlich sein, es kann Word, Libre, was auch immer sein, aber erwarte nicht, dass das einfach so funktioniert, sondern du musst dich damit beschäftigen, wenn du so etwas vorher noch nie gemacht hast. Und für viele Auszubildende ist die Projektdokumentation das erste große umfangreiche Dokument. Man braucht ja zum Beispiel kein Abi, um die Ausbildung zu machen. Da hat man vielleicht schon mal in der Schule eine Facharbeit oder so geschrieben. Inzwischen ist es, glaube ich, auch gar nicht mehr so gang und gäbe, dass man sowas macht. Das heißt, vielleicht ist es wirklich für ganz viele Prüflinge die allererste große, lange Arbeit. Und dann hat man vorher noch nie mit Word oder so professionell gearbeitet und sollte sich entsprechend die Zeit einplanen. Aber bitte außerhalb der 40 oder 80 Stunden. Und fang auch nicht einen Monat vorher an, wenn du gerade im Prüfungsvorbereitungsstress bist. Fang vielleicht ein Jahr vorher an, dich mal ein bisschen mit Word, Lateech, was auch immer zu beschäftigen.

[9:01] So, ansonsten würde ich wie bei, meine Analogien sind nämlich immer Softwareentwicklung, weil das natürlich mein Steckenpferd ist, aber wie würdest du deine Softwareentwicklung machen, auch inkrementell Zwischenstände sichern etc. Und wie macht man das? Mit einer Versionierungssoftware. Das heißt, was spricht dagegen, dein Abschlussdokument mit Git zum Beispiel zu versionieren? Es muss nicht Git sein, es kann auch irgendein anderes sein, was vielleicht in ein paar Jahren hip ist, jetzt aktuell, 2026, machen alle Git. Finde ich auch gut, ist ein gutes Tool, kannst du komplett lokal benutzen, du brauchst keinen Server oder sonst irgendwas. Du kannst einfach dein lokales Dokument versionieren, du kannst jederzeit dir die Unterschiede angucken, alte Versionen wiederherstellen etc.

[9:36] Und dann kannst du dieses Dokument wachsen lassen, während du an deinem Projekt arbeitest. Und genauso würde ich es auch empfehlen. Bevor du dein Projekt startest, würde ich als allererstes die Projektdokumentation aufsetzen. Also das Word-Dokument vorbereiten, das Lateech-Projekt vorbereiten, was auch immer. Und das Ding dann in Version 0 quasi, Committen in Git, dann hast du das Teil immer griffbereit. Und wenn du jetzt durch deine Phasen der Projektarbeit, die echten Phasen läufst, also Analyse, Entwurf, was auch immer, dann kannst du immer schon parallel dazu Notizen machen oder vielleicht sogar schon ausformulieren, je nachdem, wie viel Zeit oder Lust du hast. Wenn du jetzt zum Beispiel ein ER-Modell erstellst als Softwareentwicklerin, dann könntest du parallel dazu oder wenn du fertig bist mit dem ER-Modell schon mal ein, zwei Stichpunkte in das Kapitel, Datenmodell deiner Dokumentation schreiben und sagen, wie bist du vorgegangen, worauf habe ich geachtet, was waren vielleicht Besonderheiten? Weil während du das gerade erstellt oder erstellt hast, ist es natürlich noch frisch im Kopf. Du weißt, was waren denn da die Probleme? Wie bin ich denn da vorgegangen? Und das kannst du natürlich am besten dokumentieren, wenn du es gerade gemacht hast und nicht drei Monate später, wenn das Projektstudios umgesetzt ist. Dabei tun sich dann vielleicht auch viele Prüflinge schwer, wirklich noch den Text gut zu formulieren, weil sie gar nicht mehr wissen, was sie gemacht haben. Also so viele Prüflinge, die ich schon in der Prüfung hatte, wo man mal fragt, ja, in ihrer Doku haben sie ja geschrieben XY. Und dann kommt die Antwort, oh ja, nee, das ist schon so lange her, das weiß ich gar nicht mehr.

[10:56] Ja, macht nicht so einen guten Eindruck. Und beim Schreiben der Dokumentation hast du sicherlich einen Vorteil, wenn das im Kopf noch frisch ist, was du da eigentlich gerade gemacht hast. Also lass das Dokument wachsen, versioniere das Ding, mach es inkrementell, so wie wir es bei agilen Softwareprojekten auch machen würden.

[11:12] So, dann natürlich muss ein Tipp von mir sein, nutz doch einfach eine Vorlage. Ich meine, ich habe eine Vorlage online, sowohl für Latik, als auch für Word, als auch für LibreOffice. Ja, kannst du einfach runterladen. Die Word-LibreOffice-Geschichten sind kostenpflichtig. Findest du unter dieperfekteprojektdokumentation.de. Aber das wird dir auf jeden Fall einen Haufen Arbeit abnehmen, so eine Vorlage zu benutzen. Denn was du auf jeden Fall machen musst in so einem Dokument ist, wie ich gerade schon gesagt habe, Inhaltsverzeichnis generieren lassen. Du musst, keine Ahnung, Kopf- und Fußzeile setzen. Du musst die Seitenzahlen vernünftig machen. Du musst die Überschriften fortlaufen, durchnummerieren, etc. Also diese ganze Formatierungsgeschichte, was soll fett sein, was ist kursiv, wie sieht das Deckblatt aus, was gehört da drauf, etc. Das hat alles weder mit deinem Projekt noch mit der eigentlichen Dokumentation deines Projekts zu tun, sondern es ist einfach eine technische Anforderung, weil du das im Text-System erstmal alles umsetzen musst. Das ist reine Technik und die hat aus meiner Sicht auch nichts in diesen 40, 80 bzw. 8 bis 12 Stunden für die Projekte-Gruppe verloren. Das kannst du auch alles vorbereiten. Niemand erwartet von dir, in Word mit einer leeren Seite zu starten und dann alles zu machen innerhalb dieser Zeit. Denk mal dran, angenommen, du willst das im Corporate Design deiner Firma gestalten, dann erwartet auch keiner von dir, dass du das noch nachbaust, sondern du nimmst natürlich einfach die fertige Vorlage und schreibst damit.

[12:33] Und das Ganze würde ich genauso übertragen auf Vorlagen wie zum Beispiel von mir. Du nimmst sie einfach, die bieten dir einen Rahmen, die Technik ist für dich gelöst Und jetzt kannst du dich auf deinen Job konzentrieren, nämlich die Texte schreiben, die Struktur überarbeiten, dein Projekt vorstellen. Du wirst nicht dafür auch nur einen Punkt besser in der Note bewertet, wenn du tolle Überschriften formatiert hast, die kursiv sind. Das interessiert niemanden. Du wirst hier nicht ausgebildet zum, wie heißen denn die Berufe? Mediengestalter wahrscheinlich? Sondern du bist in einem IT-Beruf. Man erwartet, dass du professionell mit einem Textdassystem arbeiten kannst, aber dafür kriegst du keine extra Punkte. Das heißt, nimm doch einfach eine Vorlage, spar dir diese Arbeits- und Lebenszeit, wo du noch selber deine eigene Vorlage entwickelst. Nimm einfach eine fertige und fertig. Da kann dir eigentlich auch keiner einen Strick draus drehen, weil es geht ja nicht darum, dass du die Arbeit in deinem Projekt abnehmen lässt, also dass irgendwer für dich die Software programmiert oder das Netzwerk konfiguriert, sondern es geht nur darum, vernünftige Vorlagen für Überschriften, Inhaltsverzeichnisse und so weiter zu haben. Und das hat ja mit deinem Beruf nichts zu tun, also mit dem Zeug, was du in der Prüfungsleistung zeigen sollst. Deswegen, nimm eine Vorlage, spar dir die Zeit und dann ist das viel einfacher damit zu starten.

[13:44] So, dann habe ich eben schon gesagt, die Sachen, die du eh schon erstellst für dein Projekt, wirst du natürlich wiederverwenden. Du wirst nicht für deine Projektdokumentation nochmal ein Klassendiagramm malen, wenn du es schon in der Entwurfsphase gebracht hast. Und hier dann aber vielleicht ein wichtiger Tipp. Genauso wie beim Programmieren, wenn du Sachen wiederverwenden willst, musst du sie natürlich wiederverwendbar entwickeln. Und das ist jetzt bei den Diagrammen für die Doku genau das Gleiche. Wenn du nochmal einen Schritt weiter denkst, das Diagramm wirst du vermutlich auch in deiner Projektpräsentation nutzen. Und jetzt haben wir schon ein Problem. Die Projektdokumentation wird in Deutschland üblicherweise im DIN A4 Format, also Hochformat gesetzt. Präsentation ist eher 16 zu 9, also krasses Breitbildformat. Jetzt ist die Frage, in welchem Format erstellst du denn deinen Klassenlehrer? Machst du das für die Doku oder machst du das für die Präsi? Und da muss ich schon mal sagen, mach einfach zwei Versionen.

[14:32] Also während du dein Klassendiagramm erstellst, dann musst du schon im Hinterkopf behalten, dass du dieses Ding später mal auf zwei verschiedenen Medien darstellen möchtest. Und deswegen würde ich tatsächlich dazu tendieren, wenn du nicht, ich bleibe jetzt mal beim Klassendiagramm, das kannst du ersetzen durch alles mögliche andere, was du noch machst. ein Netzplan, ein Netzwerkplan als Physi, ein Prozessablaufdiagramm als Daten- und Prozessanalyst, wie auch immer. Diese ganzen Diagramme müssen einmal im Hochformat, einmal im Querformat vernünftig dargestellt werden können. Und wenn du die Zeit hast und es einfach möglich ist, mach doch einfach direkt zwei optimierte Varianten deiner Diagramme für diese beiden Medien. Und wenn du sowieso ein Diagramm hast, was quasi quadratisch ist, also was schön als Quadrat vernünftig dargestellt werden kann, dann nimmst du halt das, weil das kannst du in beiden Medien darstellen. Aber du wirst später sehen, gerade bei der Projektpräsentation hast du sehr wenig Platz auf den Folien, weil die müssen ja entsprechend groß dargestellt werden, die Inhalte, damit man die vernünftig lesen kann. Und dann kann es sinnvoll sein, ein extra horizontal ausgerichtetes Ding zu bauen, was du sonst vielleicht eher nur hochkant für deine Doku gebaut hättest. Deswegen achte direkt, das ist ja mein Punkt hier, achte beim Erstellen deiner Artefakte darauf, dass du sie in einem Hochkantformat wie deiner Projektdokumentation vernünftig darstellen musst.

[15:49] Im Zweifel, wenn du keine Zeit hast oder keine Lust, zwei Varianten zu machen, konzentrier dich auf die Hochkant-Variante, weil in deiner Doku muss das vernünftig lesbar sein und da hast du auch keine einfachen Möglichkeiten, das irgendwie aufzuteilen auf zwei Seiten oder sonst was, ohne dass die Lesbarkeit leidet. Und wenn du ein Hochkantformat in deiner Präsi zeigen willst, hast du immer die Möglichkeit, in PowerPoint zum Beispiel mit Animationen zu arbeiten, mit Zooms, mit Hoch- und Runtersliden und was auch immer du machen kannst. Da hast du ja ein ganz anderes Medium und das ist ein interaktives Medium, wo du auch selber noch hin und her schieben kannst. Aber auf einem gedruckten PDF wird das nicht so einfach funktionieren. Deswegen im Zweifel orientiere dich schon, während du die Artefakte erstellst, an einem DIN A4 Format, auf dem das nachher vernünftig dargestellt werden muss. Das wäre hier an der Stelle schon mal die Empfehlung. Dann sparst du dir nämlich einen Haufen Zeit, um die Diagramme umzuformatieren, weil sie nicht in deinen PDF passen.

[16:42] So, dann nächster Punkt Text. Wir haben ja eigentlich schon gesagt, dass es in diesen acht bis zwölf Stunden darum gehen soll, dass du dich auf den Text fokussierst, weil die Artefakte kommen ja eh mit raus und viele der Texte, viele vielleicht nicht, aber einige der Texte kannst du vielleicht sogar schon eins zu eins aus deinem Antrag übernehmen. Ich denke an sowas wie eine Projektbegründung. Was sind die Anforderungen? Wie soll man das am Ende vielleicht testen? Also gibt es irgendwie ein Testszenario, Abnahmekriterien, irgendwie sowas. Das ist etwas, was du für einen Projektantrag in vielen Fällen schon schreiben musst. Projektanträge sind ja super spezifisch, je nach IHK. Das kann ich jetzt nicht für alle sagen. Aber ganz oft kannst du Texte fast eins zu eins wieder übernehmen. So, keine Ahnung, du musst dein Unternehmen grob vorstellen. Du musst in wenigen Sätzen erklären, was dein Projekt überhaupt macht. Was ist das Ziel? Wer will was von dem Projekt? Was sind die Stakeholder? Was auch immer. Also diese allgemeinen Informationen zum Projekt, die musst du schon dem Projektantrag ja normalerweise angeben, damit man dein Projekt bewerten kann, ob das zum Beruf passt. Und die könntest du in vielen Fällen einfach an deine Doku übernehmen.

[17:42] Und das ist auch nicht geklaut oder sonst was, also ein Plagiat, weil du hast die Texte selber geschrieben. Und niemand sagt, dass du nichts aus dem Projektantrag übernehmen darfst für deine Projektdokumentation. Vielleicht musst du es, damit es sich vernünftig liest, ein bisschen umformulieren, kürzen oder erweitern, wie auch immer. Aber wenn du dir die Arbeit schon gemacht hast, dein Projekt auf wenigen Zeilen zu erklären für den Projektantrag, wäre es ja dumm, das Gleiche nochmal zu machen für die Projektdokumentation, wenn es eh schon fertig ist. Also Wiederverwendung, nicht nur während der Projektdurchführung, sondern auch aus dem Projektantrag kannst du die Sachen schon übernehmen.

[18:17] So, jetzt sind wir im Jahr 2026. Da würde, weil ich das persönlich auch nutze, ich noch einen weiteren Tipp geben. Und zwar, tipp doch nicht so viel, sondern lass einfach die KI transkribieren und sprech deine Texte ein. Das fällt einigen Menschen vielleicht ein bisschen schwer, wenn sie nicht gewohnt sind, so wie ich das jetzt übrigens gerade mache. Ich nehme jetzt hier meinen Podcast auf, ohne dass ich da jetzt genau weiß, was ich sagen muss und wie die Sätze formuliert werden. und ab und zu ist auch mal ein Versprecher drin, ja. Aber die KI ist heutzutage, 2026, so stark, da kannst du, genau wie ich das gerade mache, einfach ein paar Sachen erzählen und die transkribiert das.

[18:53] Wenn du eine schlechte KI hast, wortwörtlich mit Ams und Pausen und irgendwas, aber wenn du eine gute KI hast, ich kann nur einen Tipp geben, ohne dass ich dafür Geld bekomme, Whisperflow zum Beispiel benutze ich dafür, kriegt das sehr, sehr gut hin, auch Versprecher auszumerzen, sage ich mal. Die macht automatisch Punktlisten, Wenn du sagst, es kommt eine Auflistung oder 1, 2, 3, macht das automatisch, sei es Formatierung ist sogar mit drin, mit Satz, Endezeichen, Grammatik etc. Also das ist eine super gute KI für Transkription, aber es gibt auch noch andere, du musst jetzt nicht die benutzen. Aber wenn es wirklich um den Fließtext geht, dann kann es wirklich sehr viel Zeit sparen, wenn du nicht tippen musst. Auch wenn das für mich persönlich irgendwie auch eine komische Geschichte ist. Ich meine, wir sind Softwareentwickler, ITler, was auch immer. Und die Tastatur ist natürlich unser Weg, um mit unserem System zu kommunizieren und wird das wahrscheinlich auch noch lange bleiben. Aber der Sprachkanal ist einer, der einfach viel schneller funktioniert. Also du kannst viel schneller deine Texte einsprechen, als sie tippen. Selbst wenn du Tipp-Weltmeister bist, wirst du nicht an das Sprachtempo rankommen. Deswegen erstes vielleicht eine Überlegung, eine KI dafür zu benutzen. Und Disclaimer natürlich, achte auf Datenschutz und Security etc.

[20:03] Wie bei allem, was du mit KI so machst. Wenn du da jetzt hochsensible Firmendaten eingibst für dein Abschlussprojekt, dann würde ich da vielleicht lieber keine KI für benutzen. Wobei, ehrlich gesagt, hochsensible Firmendaten als Abschlussprojekt, da hast du vielleicht auch das falsche Projekt dann gewählt. Aber das ist ein anderes Thema. Also sprich vielleicht deine Texte ein, anstatt sie zu tippen. Ernst gemeinter Tipp, ich mache das ganz ehrlich auch fast immer so. Ich habe auch schon gar keine Lust mehr zu tippen, weil das Sprechen viel, viel schneller geht und meine Lebenszeit ist begrenzt. Das ist einfach so.

[20:33] So, dann gucken wir nochmal kurz, was du vielleicht während deiner Projektdurchführungszeit so an Artefakten erstellen könntest, die du halt direkt für die Doku aufbereiten könntest. Ich orientiere mich wieder jetzt stark an Softwareentwicklungsprojekten. Für andere IT-Berufe fallen dir da bestimmte Entsprechungen ein. In der Analysephase zum Beispiel gibt es Use-Case-Diagramme oder Lasten- und Pflichtenheft. Das könnte man sogar für alle anderen IT-Berufe anführen, Lasten- und Pflichtenheft oder irgendeine andere Form der Anforderungsermittlung. Das musst du sowieso machen für dein Projekt und schon hast du ein, zwei, je nachdem, drei Seiten für den Anhang schon gefüllt, wenn du das entsprechend schon mal so aufbereitest, dass du es nachher einbauen kannst in die Doku. In der Entwurfsphase jetzt könntest du Architekturdiagramme machen mit UML rauf und runter. Du kannst Mockups zeichnen, Datenmodelle erstellen, Schnittstellen, APIs beschreiben, was auch immer. Das machst du ja eh alles und sind alles wertvolle Artefakte für deine Projektdokumentation. Und auch wieder für alle IT-Berufe, Dokumentationsphase gibt es auch in jedem Projekt. Und hier reden wir jetzt wieder von Benutzer, Kunden, Anwender, Entwickler-Doku und nicht der Projekt-Doku für den Prüfungsausschuss. Die musst du eh erstellen. Da sind normalerweise auch immer drei, vier, fünf Stunden für einzuplanen, weil das sind ja dann wirklich auch umfangreiche Word-Dokumente oder Markdown oder wie auch immer du deine Doku halt erstellst für deine Kunden. Und die kannst du natürlich auch eins zu eins in deiner Projekt-Doku wieder aufführen. Vielleicht auch nur in Auszügen, weil es sonst zu lang wird. Aber die Dinger sind ja fertig. Also pack die doch nachher einfach in deine Projektdoku rein.

[21:57] So, ein paar Anregungen nochmal zum Schluss, was du da alles reinpacken kannst. Ich habe auch nochmal eine eigene Episode gemacht zum Thema, was gehört eigentlich alles in die Projektdoku und was erwartet man da so. Aber hier waren jetzt nochmal ein paar Stichpunkte drin.

[22:08] Und mein Fazit für heute ist, du sparst Zeit, wenn du deine Doku nicht ganz am Ende des Projektes schreibst, so wie wir das in der Softwareentwicklung und anderen IT-Projekten auch oft machen. Ja, erstmal umsetzen und ganz am Ende schreiben wir Doku und ach, dann schreiben wir doch eigentlich in den meisten Fällen gar keine Doku, weil wir haben keine Zeit mehr und das nächste Projekt kommt und das ist viel spannender. Mach doch die Doku wirklich begleitend zu deinem Projekt. So ist sie ja eigentlich auch gedacht. Du sollst deine Projektdurchführung dokumentieren und im Prüfungsausschuss demonstrieren. Und das kannst du tatsächlich am besten, wenn du das parallel zu deiner Projektdurchführung machst. Dann sind die Gedanken noch frisch. Du hast das Klassendiagramm gerade gezeichnet, dann kannst du nochmal eben zwei Sätze dazu schreiben. Und wenn es auch erstmal nur Stichpunkte sind, um die später auszuformulieren, aber du denkst dann zumindest dran und musst dir später nicht überlegen, was habe ich da jetzt vor acht Wochen nochmal gemacht?

[22:57] Also sieh das als wachsendes Dokument. Ich plane aber genug Zeit ein, um dich in den Textsatz einzuarbeiten, und zwar vor der Projektdurchführung. Das wäre ganz wichtig. Und nutze gerne Vorlagen, um dir einfach die technische Zeit zu ersparen, wo du sonst selber rumfrickeln müsstest mit Überschriften, Formatierung und ich weiß nicht was.

[23:14] So, das wäre meine Idee zum Thema Zeitsparen bei der Projektdokumentation. Vielleicht war für dich was Gutes dabei. Wenn ja, lass mir gerne einen Kommentar da oder gib mir Feedback. Vielleicht hast du noch andere Ideen, wie man noch mehr Zeit sparen kann. Hau es in die Kommentare unter die Episode, würde mich sehr freuen. Ansonsten wünsche dir viel Erfolg bei deiner Projektdokumentation, wichtiges Prüfungsartefakt, nicht unterschätzen, plan da vernünftig Zeit rein.

[23:37] Aber mit meinen Tipps heute ist es vielleicht möglich, das auch in endlicher Zeit zu schaffen. Ich wünsche dir alles Gute, bis demnächst.