[0:01] Herzlich Willkommen zum Anwendungsentwickler-Podcast, dem Podcast rund um die Ausbildung zum Fachinformatiker

[0:08] für Anwendungsentwicklung. In dieser Episode geht es um die Organisation deiner eigenen

[0:13] Softwareentwicklungskonferenz. Viel Spaß!

[0:20] Hallo und herzlich Willkommen zur 82. Episode des Anwendungsentwickler-Podcasts.

[0:26] Mein Name ist Stefan Macke und diese Woche mache ich weiter mit dem Thema, das ich letzte Woche begonnen habe.

[0:31] Und zwar geht es heute um die Organisation einer eigenen Softwareentwicklungskonferenz,

[0:37] beziehungsweise grundsätzlich auch irgendeiner anderen Konferenz. Softwareentwicklung muss jetzt nicht unbedingt das Thema sein,

[0:41] aber ich gehe mal davon aus, dass das eher für dich interessant ist als was auch immer.

[0:45] Backen oder Gartengestaltung oder was auch immer mir jetzt gerade noch einfällt.

[0:49] Ich habe nämlich vor kurzem eine eigene Konferenz organisiert im Rahmen unserer Usergroup.

[0:53] Zur Usergroup habe ich ja letzte Woche schon was erzählt, was man da vielleicht berücksichtigen sollte, könnte, wie auch immer, um sowas zu organisieren.

[1:00] Und diese Woche geht es mal weiter mit allem, was ich gelernt habe bei der Organisation einer kleinen Konferenz bei uns in dem kleinen Städtchen Vechta.

[1:09] Wir haben immerhin 53 Leute zusammengekriegt für die erste Konferenz hier in der Region.

[1:14] Und von daher, ich glaube, ich habe schon so ein bisschen was an Erfahrung gemacht, die ich hier heute mal verbreiten kann.

[1:21] Falls du nämlich selber auch mal vorhast, irgendeine Konferenz zu starten, dann ist da vielleicht für dich was dabei und du musst nicht alle Fehler nochmal machen, die ich schon mal gemacht habe.

[1:30] Das ist vielleicht auf den ersten Blick oder das erste Mal, wenn du es hörst, könntest du dir denken, ich soll eine Konferenz organisieren. Warum?

[1:37] Ich bin ja selber noch in der Ausbildung oder gerade fertig.

[1:40] Ja, aber gerade deswegen ist das vielleicht eine super coole Sache für dich.

[1:44] Wenn du in der Ausbildung gerade noch bist und in deiner Region zum Beispiel keine andere Möglichkeit hast, dich irgendwie auszutauschen.

[1:51] Also wenn es da noch keine User Group zum Beispiel gibt, wo du hingehen kannst oder deine Firma dir zum Beispiel nicht die, ich weiß es nicht, 500 Euro für die Java Land bezahlen oder 1500 Euro für die Jax oder wo auch immer du sonst hin willst.

[2:03] Zur Basta, zur Öredef oder weiß der Geier was.

[2:06] Dann ist es vielleicht eine Zeit, einfach selber eine Konferenz zu organisieren.

[2:09] Und ich glaube, du hast in deinem Ausbildungsberuf bislang schon einiges gelernt, was andere Leute auch interessiert.

[2:15] Das sollte man nicht unterschätzen.

[2:17] Was wir auch zum Beispiel auf unserer Konferenz so an Vorträgen hatten.

[2:21] Da könnte man, wenn man so wirklich tief in der Software Entwicklung drin steckt, denken, das macht ja jeder so.

[2:26] Jeder macht Test Driven Development, jeder macht Continuous Integration, hat einen Build Server, hat dies und das und jenes und natürlich Unit Tests und ich weiß nicht was alles.

[2:33] Aber in der Praxis sieht das ganz anders aus.

[2:36] Ganz sicher gibt es in deiner Region, vielleicht sogar in deiner Stadt, andere Software Entwickler, die noch vor den Problemen stehen, die in deiner Firma vielleicht schon gelöst wurden oder die du selber sogar schon gelöst hast.

[2:47] Vielleicht hast du dich eingearbeitet in der Programmiersprache, in PowerShell, in PHP, ich weiß nicht was, hast ein Microservice programmiert oder keine Ahnung was.

[2:56] Aber diese Informationen sind vielleicht für andere Entwickler in deinem Umfeld interessant.

[3:00] Und von daher glaub nicht, nur weil du vielleicht noch in der Ausbildung bist oder gerade fertig bist und noch nicht die Erfahrung hast, dass das was du gelernt hast, bislang nicht vielleicht interessant ist auch für andere.

[3:11] Also, das ist gar nicht so abwegig, eine eigene Konferenz zu organisieren.

[3:15] Es gibt bestimmt einige interessierte Software Entwickler da draußen, die hören wollen, was du bislang so gemacht hast.

[3:22] Denn kein Unternehmen ist wie das andere, außer vielleicht irgendeine Web-Glitche, die genau das gleiche macht wie die Web-Glitche direkt daneben.

[3:28] Das ist jetzt ein bisschen doof.

[3:30] Das war jetzt nur ein Beispiel, ich habe nichts gegen Web-Glitchen, die machen auch coole Arbeit und so ein paar fancy Websites, Design oder so, wer da Bock drauf hat, super geil.

[3:38] Wenn die natürlich jetzt exakt das gleiche Framework benutzen wie die Web-Glitche direkt daneben, dann ist das vielleicht nicht ganz so interessant.

[3:44] Obwohl, selbst dann ist es vielleicht genau gerade wieder interessant, weil die vielleicht andere Erfahrungen damit gemacht haben.

[3:49] Also, ich würde nicht von vornherein ausschließen, dass du mal selber irgendwas organisierst, was in Richtung einer Konferenz geht.

[3:56] Und es muss ja noch nicht mal unbedingt irgendwas riesengroßes werden und irgendwie 50 Leute, die du zusammentrommeln musst.

[4:02] Sondern es kann ja vielleicht auch einfach so ein Offside, so höre ich das oft aus dem Amerikanischen, in deinem eigenen Unternehmen sein.

[4:09] Das heißt zum Beispiel eine Veranstaltung für deine eigene Abteilung.

[4:12] Ihr möchtet euch vielleicht intern einfach ein bisschen weiterbilden und austauschen.

[4:16] Und das könnte ja auch eine Möglichkeit sein, wo du so etwas wie eine Art Konferenz organisieren können darfst oder musst oder wie auch immer.

[4:24] Von daher, ich würde das gar nicht so weit wegschieben, das Thema. Das könnte durchaus relevant für dich werden.

[4:29] Und von daher habe ich hier jetzt heute mal alles zusammengetragen, was ich jetzt so gelernt habe bei der Organisation meiner ersten Konferenz.

[4:36] Ähnlich wie letzte Woche habe ich die Episode dieser Woche wieder so ein bisschen unterteilt.

[4:41] Und wir fangen gleich erstmal an mit ein bisschen Kostenkalkulation.

[4:45] Denn so eine Konferenz ist schon ein bisschen was anderes als so ein Usergroup.

[4:50] Da muss man vielleicht auch ein bisschen was bezahlen.

[4:53] Und das solltest du direkt am Anfang gut durchrechnen, ob das alles sich trägt oder nicht.

[4:58] Deswegen fangen wir damit an.

[4:59] Direkt zu den Kosten passt dann, wie finde ich Sponsoren für die Konferenz.

[5:04] Dann suche ich eine Location und auch einen Termin.

[5:08] Und dann geht es weiter mit der Verpflegung, den Vorträgen bzw. grundsätzlich dem Konferenzprogramm und zum Schluss noch so ein bisschen Werbung.

[5:16] Wie machst du vielleicht deine Konferenz bekannt, sodass du auch dann hoffentlich alle Tickets verkaufst, falls es denn eine kostenpflichtige Konferenz ist.

[5:24] Wovon ich jetzt aktuell einfach mal ausgehe.

[5:26] Denn so ganz kostenfrei wird das wahrscheinlich schwierig, außer du hast wirklich super Sponsoren, die das alles für dich übernehmen.

[5:32] Okay, aber fangen wir vielleicht direkt mit dem Thema an, Geld.

[5:35] Denn so eine Konferenz, die kostet ein bisschen was, wenn du das vernünftig aufziehen willst und du brauchst einen vernünftigen Raum.

[5:40] Du brauchst was zu essen, zu trinken, Konferenzunterlagen, Mappen, Stifte, irgendwie ein B-Model, Leinwand, wenn die das nicht haben und so weiter und so fort.

[5:47] Das heißt, da geht es um ein bisschen was anderes, um ein bisschen mehr als so ein lockeres Treffen nach Feierabend irgendwo in einer Kneipe, auf Deutsch gesagt.

[5:54] Deswegen schau dir an, dass du alles einkalkulierst, was an Kosten sehr wahrscheinlich anfallen wird.

[6:00] Und dass du dann auch einen vernünftigen Preis für das Ticket kalkulierst bzw. die Sponsoren um genug Geld bittest, damit du nicht am Ende auf irgendwas sitzen bleibst.

[6:09] Das waren auch so meine persönlichen größten Bedenken bei der ersten Konferenz, die ich jetzt organisiert habe.

[6:16] Was passiert, wenn ich nicht genug Tickets verkaufe? Dann bleibe ich auf dem Rest sitzen.

[6:20] Denn die Raummiete zum Beispiel, die ist fix, die muss ich bezahlen, egal ob 50 Leute kommen oder ob 10 Leute kommen.

[6:26] Und dann ist es natürlich sehr doof, wenn wirklich nur 10 Leute kommen und ich den Differenzbetrag bezahlen muss.

[6:31] Von daher, da hatte ich schon die ein oder andere etwas schlaflose Nacht, gerade zu Beginn, als die Tickets in den Verkauf gingen und ich gesehen habe, dass es etwas schleppend lief.

[6:41] Als ich dann eine gewisse Schwelle erreicht habe, wo ich wusste, jetzt bin ich quasi beim, zumindest beim Break-Even, da konnte ich dann doch schon mal so ein bisschen ruhiger wieder schlafen, sage ich mal.

[6:52] Das Schöne ist, wenn du Anwendungsentwickler lernst, dann hast du ganz sicherlich in der Schule schon mal irgendwas von Kostenkalkulationen gehört.

[6:58] Von daher muss ich da jetzt nicht bei null anfangen. Ich liste einfach mal nur so ein paar Sachen auf, an die du denken solltest.

[7:04] Denn was du berücksichtigen musst bei deinen Kostenkalkulationen ist zum einen mal die Location.

[7:10] Kostet die irgendwie einen fixen Betrag, das gibt es zum Beispiel, oder wird das pro Person abgerechnet?

[7:15] Pro Person ist es ein bisschen einfacher, denn dann musst du halt nicht grob rechnen, wie viele denn wahrscheinlich kommen und dann diesen Break-Even, was ich gerade sagte, schon berechnen usw.

[7:25] Sondern du kannst einfach sagen, egal ob 50 oder 70 kommen, der Preis pro Person bleibt identisch.

[7:30] Von daher kannst du das sehr gut in die Tickets natürlich dann einpreisen.

[7:34] Ansonsten hat es natürlich auch einen schönen Vorteil, wenn du einen Festpreis hast für den Raum.

[7:38] Denn je mehr Leute dann kommen, umso geringer wird der Preis, weil du es ja quasi wie bei Fixkosten halt üblich auf mehrere Leute umlegen kannst.

[7:47] Gut, also als erstes mal fragen, ist es ein Preis pro Person oder ist es eine fixe Raummiete zum Beispiel.

[7:53] Dann geht es weiter mit der Verpflegung. Je nachdem wie lang die Konferenz ist, brauchst du auf jeden Fall Verpflegung.

[7:58] Das Minimum ist natürlich erstmal was zu trinken. Kaffee, Kaltgetränke, Cola, solche Geschichten, Wasser natürlich.

[8:04] Oder wenn es auch länger dauert, musst du dich auch um Essen kümmern. Sei es vielleicht ein bisschen Kuchen oder irgendwie nur ein paar Schnittchen.

[8:10] Oder gibst du ein warmes Abendessen, Buffet und all solche Sachen. Das muss natürlich auch geklärt werden vorher.

[8:16] Bei mir, ich hatte jetzt das Glück, die Location, wo wir das gemacht haben, hat einen festen Preis pro Person genommen inklusive Verpflegung.

[8:23] Das heißt für die Kalkulation war das relativ einfach, fester Betrag und da musste ich halt nur noch ausrechnen, welche sonstigen Kosten ich decken muss.

[8:30] Und dann war ich bei meinem Ticketpreis. Aber das kann natürlich auch anders sein.

[8:35] Wenn du separaten Caterer beauftragen musst zum Beispiel, dann musst du das natürlich individuell einrechnen.

[8:40] Und dann nutzt du noch die Raummiete und ein bisschen Excel-Kalkulation ist da vielleicht angebracht.

[8:45] Ich kann nur empfehlen, such dir vielleicht eine Location, die das Catering gleich mitmacht und du kriegst quasi so einen fixen Konferenzbetrag pro Person.

[8:52] Das macht es deutlich einfacher, den Kram auszurechnen.

[8:56] In unserem Fall, ich kann es nur mal sagen, wir haben eigentlich einen super coolen Raum gehabt.

[9:00] Daneben noch einen zweiten Raum mit einer Bar, mit Stehtischen, wo man sich noch unterhalten konnte.

[9:04] Wir hatten ein Kuchenbuffet am Nachmittag. Wir hatten am Abend ein warmes Essen im Buffet.

[9:09] Wir hatten abends dann an der Bar natürlich auch noch alkoholische Getränke, wer das wollte.

[9:13] Und wir haben tagsüber Wasser, Kaffee, Cola, alles was man halt so brauchte, als Verpflegung gehabt.

[9:19] Also das war schon ein schönes Programm, eine schöne Verpflegung, die wir dann eigentlich hatten.

[9:24] Und das Essen war auch sehr gut. Zumindest die Teilnehmer haben mir das bestätigt.

[9:27] Also das würde ich unbedingt empfehlen. Das macht echt viel aus.

[9:31] Also super geile Vorträge sind die eine Sache.

[9:33] Wenn ich die ganze Zeit Hunger habe oder Durst, dann werde ich mir das nicht lange antun.

[9:36] Also achte auf jeden Fall auf eine vernünftige Verpflegung. Ganz wichtig.

[9:40] Ja, was aber auch ein bisschen Geld kostet, sind Konferenzunterlagen, falls du dann welche vorhast.

[9:44] Also das Minimum, was ich so erwarten würde, wäre halt irgendwie mal ein Stift und ein Block,

[9:49] damit die Leute sich was mitschreiben können.

[9:51] Aber darüber hinaus brauchst du vielleicht auch noch sowas wie eine Agenda, die ausgedruckt werden soll.

[9:55] Einen Feedbackbogen, den hatte ich zum Beispiel, weil mir das persönlich ganz wichtig ist.

[9:58] Der muss gedruckt werden. Das kostet auch ein bisschen Geld, wenn du es zum Beispiel selber machen musst,

[10:03] auf deinem eigenen Drucker, die Tinte etc.

[10:05] Da musst du alles gut durchrechnen, ob du das dann überhaupt noch selber machen willst oder ob du das irgendwo drucken lässt.

[10:10] Und wenn du dann zum Beispiel noch solche Sachen hast, wie Flyer von Sponsoren oder sowas,

[10:14] oder insgesamt eigentlich alle Informationen, die du in der Konferenz zusammenträgst,

[10:18] die würde ich halt auch in so eine Assetbox einpreisen.

[10:20] Und das Nächste, was ich persönlich dann auch noch gemacht habe, weil ich das eigentlich so erwarte,

[10:24] bei jeder anderen Konferenz habe ich das immer gesehen,

[10:26] sind halt so Namensschilder, die man sich umhängen kann.

[10:28] Also ich nenne die Dinger immer Badge, kannst du auch irgendwie Halsband oder was auch immer nennen.

[10:33] Auf jeden Fall steht da der Name drauf.

[10:35] In meinem Fall habe ich noch ein bisschen mehr gemacht.

[10:37] Ich habe einen QR-Code drauf gedruckt mit den Kontaktinformationen der Person und noch das Unternehmen

[10:43] und noch die Lieblingsprogrammiersprache.

[10:45] Die habe ich auch mit drauf gedruckt, also kleine interessante Informationen,

[10:48] damit man dann leichter nochmal mit anderen ins Gespräch kommt.

[10:51] Das fand ich eigentlich ganz witzig und ist auch gut angekommen.

[10:53] Ich habe auch ein paar mal gesehen, dass die Leute sich gegenseitig quasi eingescannt haben und so.

[10:56] Ich denke, das war genau die richtige Idee, die ich da hatte.

[10:59] Aber dieses Zeug zu organisieren und auszudrucken und zu basteln und so,

[11:03] das kostet nicht nur Zeit, das kostet auch Geld.

[11:06] Ich habe zu diesen ganzen Sachen übrigens genau die Sachen, die ich gekauft habe,

[11:10] in den Shownotes verlinkt.

[11:12] Das ist übrigens anwöchsenwicklerpodcast.de slash 82 für die 82. Episode heute.

[11:18] Und da habe ich die Konferenzmappen, die Badges selbst, also die Etiketten quasi,

[11:24] die ich gedruckt habe, dann die Hüllen dafür und die Halsbänder verlinkt.

[11:27] Das sind nach ein paar Stunden Recherche fast, würde ich sagen, die günstigsten Sachen,

[11:34] die ich gefunden habe.

[11:35] Das heißt, sie sind jetzt nicht weltbewegend teuer.

[11:37] So eine Mappe kostet im Durchschnitt, glaube ich, irgendwie um einen Euro.

[11:40] Und die Badges mit Halsbändern kosten auch noch mal ungefähr einen Euro, glaube ich.

[11:45] Ist jetzt nicht allzu viel.

[11:46] Aber wenn du zum Beispiel 50 Teilnehmer hast, dann bist du schon mal bei 100 Euro

[11:50] allein für diese lächerlichen, in Anführungszeichen, Mappen und Badges.

[11:54] Plus natürlich die Arbeitszeit, die du hast, um das selber zu basteln.

[11:57] Davon mal abgesehen.

[11:58] Das stelle ich natürlich nicht in Rechnung.

[11:59] Das ist alles privates Freizeitvergnügen im Prinzip.

[12:02] Hier geht es jetzt wirklich nur um das Geld, was du wirklich echt bezahlen musst, sage ich mal.

[12:06] Aber das sollte man nicht unterschätzen.

[12:08] Auch so Kleinigkeiten, die gehen halt, wenn du es mal 50 oder mal 100 rechnest, schon ins Geld.

[12:13] Also dran denken.

[12:14] Das muss alles bezahlt werden.

[12:16] Dann in meinem Fall.

[12:17] Wir haben den Referenten nichts bezahlt.

[12:19] Wir wollten die Konferenz möglichst günstig halten.

[12:21] Deswegen haben die Konferenzen quasi nichts dafür bekommen, dass sie vorgetragen haben.

[12:25] Ist auf vielen anderen kleinen Konferenzen eigentlich auch der Fall.

[12:29] Aber das absolute Minimum, was du schon anbieten musst, ist, dass die Referenten freien Eintritt haben.

[12:34] Und das solltest du nicht vernachlässigen.

[12:36] Wenn du zum Beispiel einen Fixpreis hast für Location und Verpflegung.

[12:39] Ich sage jetzt einfach mal eine doofe Hausnummer.

[12:41] Sagen wir mal 50 Euro pro Person.

[12:43] Und du hast sechs Referenten.

[12:45] Und die sollen alle umsonst rein.

[12:46] Dann bist du schon bei 300 Euro, die du erstmal irgendwie auslegen musst.

[12:49] Beziehungsweise über die anderen Tickets wieder reinbekommen musst.

[12:52] Das würde ich nicht unterschätzen.

[12:54] Das war auch bei unserer Konferenz ein großer Kostenfaktor.

[12:57] Unser Ticketpreis lag bei 39 Euro.

[13:00] Wir hatten neun Referenten.

[13:02] Das heißt, wir haben schon ungefähr 40 mal neun.

[13:04] Das sind 350 Euro, die wir quasi nur für die Referenten erstmal aufbringen mussten.

[13:10] Das musste ich natürlich in die Ticketpreise mit einrechnen.

[13:13] Falls du deine Referenten bezahlen musst oder möchtest.

[13:17] Oder ihnen vielleicht noch so ein paar kleine Geschenke oder sowas wenigstens machen willst, als kleine Anerkennung.

[13:21] Musst du natürlich auch das noch einpreisen.

[13:24] Und einen großen Punkt gibt es auch noch bei der Kostenkalkulation.

[13:28] Allerdings einen netten Punkt.

[13:29] Den darfst du nämlich abziehen.

[13:30] Und das sind die Sponsorbeträge.

[13:32] Das heißt, wenn du es hinkriegst, ein paar Sponsoren zu finden, die dir auch mit ein bisschen Geld unter die Arme greifen.

[13:38] Dann darfst du das natürlich bei der Kalkulation auch wieder abziehen.

[13:41] Ja, ich habe mir tatsächlich für die Kalkulation so ein kleines Excel-Ding gebaut.

[13:45] Denn das hing in meinem Fall durchaus davon ab, wie viele Leute denn jetzt kommen.

[13:49] Das heißt, wenn 10 Leute mehr kommen, muss der Ticketpreis entweder steigen oder fallen.

[13:54] Denn je nachdem, wie es mit den Fixen und den variablen Kosten aussah, das hing ja alles irgendwie voneinander ab.

[14:00] Wenn ich zum Beispiel den Eintritt für die Referenten vom Ticketpreis abhängig mache, der Ticketpreis aber steigt bei mehr Teilnehmern.

[14:07] Dann wird ja auch hintenrum der Betrag, den ich für die Referenten brauche, wieder größer.

[14:11] Und das wiegt sich wieder aus.

[14:13] Also das war alles eine schöne Hin- und Herkalkulation.

[14:15] Aber am Ende hat es gepasst.

[14:16] Ich habe Gott sei Dank keinen Minus gemacht bei der Konferenz.

[14:19] Das ist ja schon mal gut.

[14:20] Wir sind aber auch komplett inklusive aller Sponsoren-Geldern bei 0 gelandet.

[14:25] Von daher, das war insgesamt eine supergute Kalkulation.

[14:29] Ich habe da also auch viel Zeit investiert, weil ich einfach nicht mein eigenes Geld dafür ausgeben wollte.

[14:35] Von daher, nimm dir die Zeit und rechne das vernünftig durch, damit du am Ende nicht auf irgendwas sitzen bleibst.

[14:41] Das wäre natürlich echt unschön, denn du hast schon sehr wahrscheinlich genug Arbeit mit der Organisation der Konferenz.

[14:47] Und wenn du dann auch noch Geld beisteuern musst, ich glaube, das möchtest du nicht.

[14:51] Das ist jetzt einfach mal mindestens meine Vermutung.

[14:53] So, wenn wir schon beim Thema Geld sind, wie sieht es denn aus mit Sponsoren?

[14:56] Wo könntest du die denn wohl finden?

[14:58] Ich kann dir mal ein paar Tipps geben, wo ich meine gefunden habe.

[15:00] Die Anlaufstelle Nummer 1 war natürlich mein eigener Arbeitgeber.

[15:03] Wenn ich schon selbst eine Konferenz organisiere, könnte da durchaus mein Arbeitgeber ja auch Interesse daran haben, mich zu unterstützen.

[15:10] Wenn es auch nicht mit Arbeitszeit in meinem Fall jetzt war, was ich auch völlig nachvollziehen kann.

[15:13] Das bringt dem Arbeitgeber in dem Sinne ja nichts.

[15:15] Aber so ein bisschen Geld als Sponsor und dafür dann auch mit dem Logo oder vielleicht sogar noch Folie in der Vorstellungspräsentation auf der Konferenz genannt zu werden, ist ja auch eine gute Werbung, sage ich mal.

[15:24] Gerade wenn man vielleicht sogar auf der Suche nach neuen Kollegen ist oder so, sieht das doch gut aus, wenn man so eine Software wie der Konferenz sponsort.

[15:30] Und in meinem Fall hat halt mein eigener Arbeitgeber mich auch unterstützt.

[15:33] Das finde ich auch ganz toll.

[15:34] Und ich denke, da könnte man auch die anderen Arbeitgeber mit ins Boot holen.

[15:37] Wenn du Referenten hast auf der Konferenz, die können da ja auch mal nachfragen.

[15:41] Und das wäre auf jeden Fall die Anlaufstelle Nummer 1.

[15:43] Also die Leute, die da was vortragen, die wären meiner Meinung nach die Ersten, die ich ansprechen würde, ob vielleicht der Arbeitgeber das irgendwie unterstützen möchte.

[15:52] Und wenn du die ersten Teilnehmer der Konferenz vielleicht organisiert hast oder vielleicht schon eine Usergroup im Vorfeld gestartet hast, was natürlich durchaus sinnvoll wäre, um mal so ein gewisses, wie soll man sagen, so eine Art Kernteilnehmerzahl zu erreichen.

[16:06] Die würde ich natürlich dann auch direkt fragen.

[16:08] Sag mal, wie sieht es aus mit euren Unternehmen?

[16:10] Wollt ihr da nicht noch irgendwie was beisteuern oder so?

[16:12] Und so war es in meinem Fall auch.

[16:13] Also die sechs Unternehmen, die uns gesponsert haben, das waren entweder die Unternehmen der Referenten oder anderer Teilnehmer oder andere Unternehmen, die ich schon von vorher kannte.

[16:23] Und die habe ich einfach angesprochen und gefragt, ob sie irgendwas unterstützen wollen.

[16:27] Hat eigentlich auch sehr gut geklappt.

[16:28] Also es muss ja jetzt nicht die Riesenkonferenz sein, wo die Tausende von Euro beisteuern müssen.

[16:32] Wenn ich eine kleine Konferenz habe, dann reicht ja schon so ein Sponsoringbetrag von 100, von 200 Euro vielleicht aus, um die Ticketkosten deutlich zu reduzieren.

[16:39] Und so würde ich auch einfach anfangen.

[16:41] Man muss nicht viel Geld haben.

[16:43] Es geht einfach erst mal um so einen Einstieg, um insgesamt vielleicht die Tickets etwas günstiger halten zu können.

[16:48] Oder vielleicht sponsert so ein Unternehmen ja auch nicht irgendwie Geld, sondern vielleicht die Verpflegung zum Beispiel.

[16:53] Wir hatten zum Beispiel von Mittwald aus Espelkamp, die haben uns unterstützt.

[16:58] Die haben zum Beispiel eine ganze Palette an Energydrinks zur Verfügung gestellt.

[17:01] Fand ich auch eine ganz coole Geschichte.

[17:02] Die haben auch guten Absatz gefunden bei den Softwareentwicklern, die da teilgenommen haben.

[17:07] Wäre auch eine Möglichkeit.

[17:09] Ja, und ansonsten, wenn du überhaupt gar keine Ahnung hast, dann würde ich wieder die Xing-Suche zum Beispiel empfehlen oder die Facebook-Suche oder nimm das Social Network deiner Wahl.

[17:16] Genau wie ich die Teilnehmer für Usergroup suche, kann ich da auch nach Unternehmen suchen.

[17:20] Also nach Unternehmen, die vielleicht Softwareentwickler beschäftigen aus der Region und die Interesse hätten an so einem Sponsoring.

[17:25] Und dann einfach mal anschreiben.

[17:27] Die meisten Unternehmen sind da eigentlich sehr, sehr offen.

[17:29] Habe ich jetzt jedenfalls so die Erfahrung gemacht.

[17:32] Dann haben wir so die Kalkulationen vielleicht so ein bisschen abgeschlossen.

[17:36] Schauen wir dann mal in Richtung Location.

[17:38] Wo macht man denn so eine Konferenz?

[17:40] Eine Konferenz hat jetzt durchaus ein bisschen andere Anforderungen als so eine kleine, in Anführungszeichen, Usergroup.

[17:45] In unserem Fall, wir hatten jetzt 53 Teilnehmer.

[17:47] Das ist schon eine andere Hausnummer, als wenn ich mich irgendwo mit 15, 20 Leuten treffe.

[17:51] Da reicht vielleicht noch ein Lokal, ein Restaurant, ein Konferenzraum aus.

[17:55] Aber bei uns in der Region ist es zumindest so, dass jetzt nicht jedes zweite Unternehmen hier irgendwie einen Riesenkonferenzsaal für 50 Leute hat.

[18:01] Das ist schon eine andere Hausnummer.

[18:03] Und in meinem Fall habe ich jetzt halt einfach mal geschaut in den Hotels in der Region.

[18:07] Was haben die denn so für Räumlichkeiten?

[18:09] Ich habe tatsächlich sogar auch ein Kino angefragt.

[18:12] Die machen sowas auch.

[18:13] Das ist natürlich auch für so eine Softwareentwicklerkonferenz irgendwie eine coole Location,

[18:16] weil man im Kino sitzt und dann irgendwie auf der riesen Leinwand da seine Präsentation bekommt.

[18:20] Wäre durchaus eine Alternative gewesen.

[18:23] Aber in meinem Fall haben die leider nicht das Catering übernommen.

[18:27] Und das heißt, ich hätte hin und her kalkulieren müssen und noch einen zweiten mit im Boot gehabt.

[18:31] Und das war mir einfach zu viel Aufwand.

[18:32] Deswegen habe ich jetzt eine Location gefunden.

[18:34] Das ist tatsächlich so eine.

[18:36] Also es ist angegliert an eine Schützenhalle hier bei uns in Fechter in der Stadt.

[18:40] Aber da gibt es ganz sicherlich auch andere Landgasthäuser oder sonstige Sachen, die wirklich große Säle haben,

[18:47] wo man zum Beispiel auch Hochzeiten und sowas feiern kann.

[18:49] Und die haben natürlich auch eine bestimmte Bestuhlung vor Ort und Tische und Catering meistens ja sowieso.

[18:54] Und von daher bin ich da mal so ein bisschen rumgefahren und habe rumtelefoniert und habe gefragt, was da möglich ist.

[18:59] Und da gibt es eigentlich auch in jeder kleinen Stadt irgendwie einen Saal oder sowas, wo man halt größere Feiern machen kann.

[19:06] Und das wären meiner Meinung nach auch die ersten, die ich ansprechen würde, um so eine Konferenz zu hosten.

[19:12] Und das war in meinem Fall auch genau der Fall.

[19:15] Rein zufällig hat die Location, wo wir jetzt waren, das FIS in Fechter, die haben auch andere Versammlungen schon mal gemacht.

[19:21] Aktionärsversammlungen zum Beispiel oder große Konferenzen von Unternehmen und so weiter.

[19:26] Und von daher war das für uns eigentlich perfekt.

[19:28] Die hatten alles vor Ort, was wir brauchten.

[19:30] Insbesondere mal so eine kleine Liste, worauf du achten solltest.

[19:33] WLAN natürlich sehr, sehr wichtig für die Teilnehmer.

[19:36] Gerade wenn du vielleicht so wie wir hier irgendwo ab vom Schuss wohnst und keinen guten Empfang hast,

[19:40] muss WLAN eigentlich für alle kostenfrei zur Verfügung stehen.

[19:43] Dann brauchst du natürlich irgendwie was wie eine Leinwand oder zumindest eine weiße Wand, wo man dann irgendwas rein projizieren kann.

[19:48] Ein Beamer vor Ort wäre vielleicht nicht schlecht, außer du hast selber einen in der Tasche.

[19:52] Aber der ist dann vielleicht nicht lichtstark genug für den Raum und so weiter.

[19:55] Also wenn da was vor Ort ist, ist es immer besser, weil es wahrscheinlich besser abgestimmt ist auf die Räumlichkeiten.

[20:01] Ja, und du brauchst natürlich Stühle und Tische, je nachdem, wie die Bestuhlung sein soll.

[20:06] In unserem Fall hatten wir zum Beispiel einfach Tischreihen, wie in einem Klassenraum im Prinzip,

[20:11] aber ein bisschen lockerer und auch mit Gang dazwischen, dass man durchgehen kann und so weiter.

[20:15] Aber ich finde es, wenn man zum Beispiel wie in unserem Fall jetzt 5-6 Stunden in der Konferenz da sitzt,

[20:19] finde ich es sehr, sehr angenehm, wenn man einen Tisch hat, auf dem man sich abstützen kann, auf dem man auch mal was schreiben kann und so weiter.

[20:24] Bei richtig großen Konferenzen gibt es wirklich nur Stuhlreihen

[20:27] und das wird dann aber auch bei längeren Vorträgen durchaus unangenehm, da die ganze Zeit zu sitzen.

[20:31] Also würde ich darauf achten, dass man vernünftig Platz hat, vielleicht auch mal die Füße ausstrecken kann und so weiter.

[20:35] Und wenn es ganz, ganz groß wird bei deiner Konferenz, dann musst du natürlich auch noch irgendwie auf eine Beschallung vielleicht achten.

[20:41] Das heißt, du brauchst eventuell noch Mikrofonen und Boxen und so weiter.

[20:44] Das musst du natürlich dann auch vor Ort klären, ob die sowas haben oder ob du das selber besorgen musst.

[20:48] In unserem Fall ging es jetzt gerade noch. 53 Leute in einem großen Raum, das konnte man gerade noch hören,

[20:54] aber bei Vortragenden, die ein bisschen leiser reden, war das teilweise schon schwierig noch, was zu hören.

[21:00] Also, musst du auf jeden Fall darauf achten. Eventuell ist da eine Verstärkung notwendig

[21:04] und dann musst du dich halt abstimmen mit dem Location-Inhaber, ob die da was bereitstellen können oder ob du es selber organisieren musst.

[21:10] Wenn du die Location abklärst, ist gleich natürlich auch wichtig, wie sieht es mit einem Termin aus.

[21:15] Das machst du natürlich dann hauptsächlich auch davon abhängig, wann denn die Location Zeit hat.

[21:19] Und das würde ich auch frühzeitig organisieren.

[21:22] In meinem Fall habe ich das jetzt, ich glaube, drei Monate vorher mit der Location abgeklärt, ob die dann überhaupt Zeit haben.

[21:29] Denn wenn du zum Beispiel so ein Landgasthaus nimmst oder so, wo jedes Wochenende zum Beispiel eine Hochzeit ist oder ein großer Geburtstag oder sowas,

[21:35] dann wird es echt schwierig, da reinzukommen.

[21:37] Also kümmere dich frühzeitig um die Location. Das ist auf jeden Fall ein ganz, ganz wichtiger Tipp.

[21:43] Im Gegensatz zur User Group würde ich dann für so eine Konferenz eher einen Freitag oder vielleicht sogar einen Samstag empfehlen.

[21:50] Denn in der Woche, das war jedenfalls unsere Überlegung, müssen die Leute vielleicht Urlaub nehmen,

[21:55] wenn sie nicht freigestellt werden von ihrem Arbeitgeber.

[21:57] Und das ist vielleicht schon mal eine Hürde, um überhaupt an der Konferenz teilnehmen zu können.

[22:01] Am Freitag, so war jetzt unsere Überlegung, Freitagnachmittag sind wir angefangen um 13 Uhr.

[22:06] Viele Unternehmen, ich weiß nicht, ob viele, aber einige Unternehmen haben zum Beispiel freitags einfach früher Feierabend.

[22:11] So wie ich zum Beispiel in der Versicherung um 12 Uhr könnte ich theoretisch nach Hause gehen, auch wenn das nicht immer der Fall ist.

[22:17] Aber dann ist das quasi meine Freizeit und ich muss nicht extra Urlaub nehmen, nur in Anführungszeichen für diese Konferenz.

[22:23] Und wenn das Konferenzprogramm auch nicht so lang ist, dass du drei Tage füllen kannst,

[22:27] dann reicht vielleicht so ein Nachmittag bis 19, 20 Uhr auch aus, um das Programm durchzubekommen.

[22:32] Und das war bei uns auch der Fall.

[22:34] Wir haben neun Vorträge insgesamt in der Zeit zwischen 13 und 19 Uhr hinbekommen.

[22:38] Und das war angenehm, das war nicht zu viel.

[22:41] Die Vorträge waren auch recht kurz, 20, 25 Minuten.

[22:44] Und es hat sehr gut gepasst.

[22:46] Das Wochenende hätte den Nachteil, dass die Leute natürlich wieder Konkurrenzveranstaltungen haben.

[22:50] Und vor allem ist dann auch wirklich komplett Freizeit die Teilnahme,

[22:55] weil die meisten Leute natürlich am Wochenende nicht arbeiten müssen.

[22:57] Und wenn man das jetzt nicht als Arbeitszeit angerechnet bekommt, ist halt quasi ein freier Tag weg.

[23:02] Und man darf nicht vergessen, dass Leute vielleicht auch noch andere Sachen vorhaben, als auf Konferenzen zu gehen.

[23:07] Also vielleicht haben die eine Familie zu Hause oder ich weiß nicht, was sie sonst am Wochenende noch machen.

[23:11] Und dann ist es vielleicht schwierig, die Leute für diese Konferenz zu begeistern.

[23:14] Also meine persönliche Empfehlung wäre, Freitag gegebenenfalls ab Nachmittag,

[23:20] weil dann viele Leute vielleicht schon frei haben.

[23:21] Und da ist eher die Chance, dass die Leute kommen, als wenn es komplett an einem freien Tag wie am Samstag z.B. ist.

[23:28] Ansonsten der Termin.

[23:29] Wann er stattfinden soll, kommt das Ganze darauf an,

[23:31] wann vor allem auch die Referenten Zeit haben.

[23:33] Das würde ich nicht vernachlässigen.

[23:35] Also wenn du Referenten gesammelt hast, auf jeden Fall erst mal fragen, wann die Zeit haben.

[23:38] Nicht, dass du einen Termin festsetzt und die Hälfte der Leute können ihren Vortrag nicht halten.

[23:42] Das wäre natürlich sehr, sehr blöd.

[23:43] Wir haben auch hier wieder den Termin mit Doodle vorab geklärt.

[23:47] Gerade die Referenten mussten an diesem Termin natürlich auch dann Zeit haben.

[23:50] Und dann konnten wir sicherstellen, dass wir wenigstens ein Programm auf die Beine stellen können.

[23:53] Ansonsten gibt es auch noch die Möglichkeit, sich so an globale Veranstaltungen ranzuhängen.

[23:58] Zum Beispiel gibt es einmal im Jahr den Global Day of Code Retreat.

[24:01] Den kennst du vielleicht.

[24:02] Organisiert von Corey Haynes.

[24:04] Der macht also weltweit so kleine Code Retreats,

[24:06] was man jetzt vielleicht nicht unbedingt als Konferenz bezeichnen kann.

[24:09] Aber wäre vielleicht eine Möglichkeit, sich an diesem Termin ranzuhängen,

[24:13] dass man also so ein bisschen auch Aufmerksamkeit vielleicht generieren kann.

[24:18] Nächster Punkt auf meiner Agenda wäre dann die Verpflegung.

[24:20] Da musst du halt genau überlegen, was möchtest du denn deinen Leuten da anbieten?

[24:24] Das hängt natürlich jetzt ganz stark davon ab, wann die Konferenz stattfindet.

[24:28] In unserem Fall war es ein Nachmittag.

[24:29] Also konnte ich auf Frühstück und Mittagessen schon mal verzichten.

[24:32] Aber Kuchen und Abendessen.

[24:34] Darum musste ich mich kümmern,

[24:35] weil ich halt wollte, dass die Leute abends auch noch ein bisschen Möglichkeit haben zu schnacken.

[24:39] Und wenn die dann mit hungrigem Magen da stehen und nach einer halben Stunde schon nach Hause fahren,

[24:42] das ist halt doof.

[24:43] Deswegen habe ich in meinem Fall eben ein Kuchenbuffet und ein Essensbuffet,

[24:47] ein warmes Essensbuffet für das Abendessen angeboten.

[24:51] Und das ist natürlich dann auch abzuklären bei der Kostengestaltung.

[24:53] Keine Frage.

[24:55] Also rechtzeitig überlegen, was soll denn alles an Verpflegung dabei sein?

[24:59] Und dann auch ein bisschen bei der Zeitplanung natürlich berücksichtigen.

[25:02] Denn die Leute wollen natürlich dann auch,

[25:04] wenn sie zum Beispiel drei, vier Vorträge gehört haben, mal so eine kleine Pause machen

[25:07] und vielleicht ein bisschen was essen und vielleicht einen Kaffee trinken.

[25:09] Also das hängt alles so ein bisschen miteinander zusammen

[25:12] und sollte natürlich auch berücksichtigt werden,

[25:13] wenn du dann das Konferenzprogramm zusammenstellst, also die Agenda aufstellst.

[25:17] Ja, dann sind wir auch schon direkt beim Thema.

[25:19] Wie sieht es aus mit dem Konferenzprogramm selbst?

[25:22] Als erstes musst du dir vielleicht mal überlegen,

[25:23] gibt es vielleicht ein Thema für meine Konferenz?

[25:26] Also habe ich so einen übergeordneten Bereich,

[25:28] wo sich alle Vorträge zum Beispiel daran orientieren sollen?

[25:30] Oder ist das völlig offen?

[25:32] In unserem Fall zum Beispiel als erste Konferenz hier in der Region

[25:34] haben wir kein Thema vorgegeben, sondern jeder konnte irgendwas erzählen.

[25:38] Und so hatten wir also neun völlig verschiedene Vorträge.

[25:41] Und rückblickend war das eigentlich auch ganz cool,

[25:43] weil man sich dann so ein bisschen einen Überblick machen konnte,

[25:45] was gibt es überhaupt in der Region?

[25:46] Was gibt es an anderen Technologien, die ich mir mal angucken konnte?

[25:49] Und wir haben halt auch das Problem,

[25:51] wenn ich zum Beispiel acht Leute nur habe, die sich für Java interessieren

[25:55] und ein ganzer Nachmittag wird über Java berichtet,

[25:57] ja, dann werden wahrscheinlich auch nicht mehr Leute kommen als acht.

[25:59] Und das reicht dann vielleicht nicht für so eine Konferenz.

[26:01] Also in unserem Fall war es genau richtig, kein Thema vorzugeben,

[26:04] sondern erst mal so ein bisschen breiter zu streuen,

[26:06] um die Leute überhaupt erst mal zusammenzubringen.

[26:10] Wenn du dann aber Leute brauchst, die natürlich auch was vortragen,

[26:13] falls du dein Vortragsprogramm als Konferenzorganisationen gewählt hast,

[26:16] dann kümmere dich rechtzeitig darum, auch Referenten zu gewinnen.

[26:20] Ich habe das mit einem Call for Presentations gemacht.

[26:22] Gibt es auch bei anderen Konferenzen.

[26:24] Da wird dann also rechtzeitig mehrere Wochen auf jeden Fall vor der Konferenz gesagt,

[26:28] ihr könnt jetzt Vorschläge einreichen für eure Präsentation.

[26:31] So einen kleinen Abstract, vielleicht noch ein Bild dazu,

[26:33] also von dem Präsentator, ein bisschen Biografie und solche Sachen.

[26:37] Und wenn du dann in die Bedrohlie kommst, oder nicht nur in die Bedrohlie,

[26:41] wenn du es vielleicht sogar so hinkriegst, dass du Vorträge auswählen darfst,

[26:45] weil du zu viele Einreichungen hast, dann bist du natürlich in einer ganz tollen Situation.

[26:49] Wenn du stattdessen zu wenig Einreichungen hast,

[26:51] dann kannst du nochmal überlegen, ob die Konferenz überhaupt durchführbar ist.

[26:54] Also von daher möglichst frühzeitig den Call for Presentations durchführen,

[26:58] damit du also auch sicher sagen kannst, dass die Konferenz denn stattfinden kann oder nicht.

[27:01] Wenn du der Einzige bist, der das vorträgt, dann wird es vielleicht nicht so gut laufen.

[27:07] Wichtig dann vielleicht noch, bei der Terminfindung unbedingt die Referenten auch berücksichtigen.

[27:10] Also wir haben das wirklich so ganz agil gemacht, geguckt, wer trägt denn was vor.

[27:14] Dann gucken wir auf den Termin, kriegen wir das hin, machen wir einen anderen Termin,

[27:17] kann der andere Referent was vortragen, hin und her.

[27:20] Und das würde ich auch bei deiner eigenen Konferenz unbedingt entscheiden.

[27:23] Gerade wenn du jetzt noch nicht so groß bist, dass die Referenten sich,

[27:26] keine Ahnung, die Klinke in die Hand geben bei dir,

[27:28] dann würde ich auf jeden Fall mit denen abstimmen,

[27:30] wann die Konferenz denn am besten stattfinden kann.

[27:33] Es muss dann wirklich für alle gut passen,

[27:35] denn du möchtest, dass die Referenten können und Zeit haben.

[27:39] Und die Referenten, ja, die wollen natürlich auch nicht irgendwie in Stress geraten,

[27:43] weil sie jetzt noch irgendwie direkt, bevor sie auf Geschäftsreise fahren,

[27:45] am Abend noch einen Vortrag halten müssen.

[27:47] Also Abstimmung ist da, glaube ich, das Schlüsselwort. Darum geht's.

[27:52] Und es muss aber ja zum Beispiel bei einer Konferenz auch nicht immer nur Vorträge geben.

[27:56] Es war bei uns auch schon eine Anregung als Feedback auf die Konferenz.

[27:59] Nicht jeder will irgendwie stundenlang da sitzen und sich berieseln lassen.

[28:02] Es gibt ja auch andere Organisationsformen.

[28:04] Man kann zum Beispiel einen Workshop machen, wo also wirklich jemand live am System was zeigt

[28:08] oder wo man sogar selber mitmachen kann oder sowas wie ein Barcamp,

[28:11] wo sich dann die Themen des Tages erst auf der Konferenz selbst ergeben.

[28:15] Das heißt, die Leute stellen sich dann zusammen oder schlagen selber was vor

[28:18] und bilden so Arbeitsgruppen und so weiter.

[28:20] Das kann funktionieren, wenn du genug Teilnehmer hast

[28:22] und die Leute auch Interesse an dieser Organisationsform haben.

[28:25] Wenn die Leute lieber Vortragsprogramm haben wollen,

[28:28] dann musst du halt das natürlich berücksichtigen

[28:30] und dann entsprechend die Referenten dafür anwerben quasi.

[28:34] Wir werden wahrscheinlich bei der nächsten Konferenz so ein bisschen eine Mischung machen,

[28:36] also ein paar Vorträge, aber auch mal sowas anbieten wie einen Workshop

[28:40] in einer bestimmten Technologie vielleicht, wo jemand live etwas zeigt,

[28:43] wo man dann auch mitmachen kann, Fragen stellen kann und so weiter,

[28:46] weil das zum Beispiel von einigen Teilnehmern als ganz sinnvoll eingeschätzt wurde.

[28:50] Deswegen versuchen wir das wahrscheinlich beim nächsten Mal.

[28:53] So und zum Abschluss habe ich jetzt noch so ein paar Tipps,

[28:55] wo du dann vielleicht auch ein bisschen Werbung machen kannst zu deiner Konferenz,

[28:58] denn das war mir persönlich oder bei mir auch so ein kleines Problem.

[29:03] Also wie gesagt, ich habe schon erwähnt,

[29:05] so gerade in der Anfangszeit, wo die Tickets in den Verkauf gingen

[29:08] und es lief so ein bisschen schleppend, da hatte ich dann schon die eine oder andere Nacht,

[29:12] wo ich gedacht habe, kriege ich das noch hin?

[29:14] Immer mit dem Hintergrund, wenn das nicht durchgeht,

[29:16] dann bleibe ich auf den Kosten sitzen und so weiter.

[29:18] Und deswegen habe ich dann schon geguckt,

[29:19] wo kann ich denn vielleicht nochmal wirklich Werbung machen?

[29:21] Das heißt auch Leute erreichen, die vielleicht nicht schon seit Jahren in der Usergroup sind,

[29:25] sondern wenn ich wirklich eine Konferenz durchziehen will mit mehreren Leuten,

[29:28] dann reicht das vielleicht nicht.

[29:30] Und aus der Usergroup haben ja auch vielleicht nicht alle genau an diesem Termin Zeit.

[29:33] Von daher, wo habe ich jetzt konkret Werbung gemacht?

[29:36] Also das Erste, was du auf jeden Fall haben solltest, wäre eine Website.

[29:40] Ich finde das schon fast selbstverständlich.

[29:41] Also ohne Website geht eigentlich gar nichts.

[29:43] Du musst irgendwas haben, wo du den Call for Presentations zum Beispiel organisieren kannst,

[29:48] wo du dein Konferenzprogramm anzeigen kannst.

[29:50] Du musst irgendwo natürlich auch die Tickets verkaufen.

[29:52] Du willst vielleicht die Bio von den Speakern irgendwo hinterlegen und so weiter und so fort.

[29:56] Das heißt also ohne Website, meiner Meinung nach, geht nichts.

[29:59] Die brauchst du auf jeden Fall.

[30:01] Und wenn du das dann bewerben willst, was gibt es für Möglichkeiten?

[30:04] Ich persönlich habe zum Beispiel Xing Events genutzt und auch Facebook Events.

[30:09] Die sind erstmal potenziell kostenfrei.

[30:11] Du kannst einfach dein Event da anlegen mit so ein paar Basisinformationen

[30:14] und dann wird das bei Xing oder bei Facebook angezeigt.

[30:16] Das ist kein Problem.

[30:18] Möchtest du darüber hinaus aber auch noch gezielt diese Werbung oder nicht diese Werbung,

[30:22] aber dieses Event bewerben lassen von den Plattformen,

[30:26] dann nehmen die natürlich Geld dafür.

[30:28] Bei Xing, ich kann dir einfach nur mal so eine Hausnummer sagen,

[30:30] für einen Monat Werbung für so ein Event in der Plus-Variante,

[30:35] wo man dann auch auf den Link klicken kann zu deiner Website.

[30:37] Das geht nämlich in der kostenfreien Variante nicht.

[30:40] Also sehr, sehr doof zum Beispiel.

[30:42] Die kostet ungefähr 25 Euro im Monat.

[30:45] Facebook kannst du natürlich davon abhängig machen,

[30:48] wie groß deine Zielgruppe ist, wie oft das geschaltet wird und so weiter.

[30:51] Da kannst du dann zum Beispiel sowas einrichten wie 5 Euro am Tag

[30:54] oder auch nur 1 Euro am Tag oder wie auch immer.

[30:56] Also das ist dann sehr flexibel.

[30:58] Genau wie bei Google natürlich.

[30:59] Wenn du Google AdWords zum Beispiel schalten willst,

[31:02] ist das auch sehr individuell steuerbar natürlich, was du da ausgeben willst.

[31:06] Aber so als grobe Hausnummer, ich würde jetzt zum Beispiel bei Facebook oder bei AdWords

[31:10] einfach mal sowas von 3, 4 oder 5 Euro am Tag rechnen,

[31:15] wenn du ein bisschen auch Traffic auf deine Seite bringen willst.

[31:18] Wenn du natürlich jetzt eine Konferenz hast zu den super krassen Hype-Themen,

[31:21] wo jede andere Konferenz mit dir konkurriert,

[31:23] dann wird es deutlich teurer.

[31:24] Bei mir, ich habe zum Beispiel Werbung ganz gezielt nur für unsere Region geschaltet

[31:29] und zu sehr allgemeinen Stichwörtern.

[31:31] Und da bin ich also schon mit 3, 4 Euro am Tag ganz gut hinbekommen

[31:36] und habe auch ein paar Klicks dadurch generiert tatsächlich.

[31:39] Am sinnvollsten war allerdings die Werbung bei Xing.

[31:42] Das muss ich jetzt rückblickend mal sagen.

[31:43] Darüber sind die meisten Leute darauf aufmerksam geworden.

[31:47] Bei Google, Facebook ist es schon eher so, dass es halt so ein Massenmarkt ist

[31:52] und unsere Konferenz war jetzt halt sehr fokussiert auf unsere Region.

[31:55] Und das habe ich bei Xing eigentlich besser hinbekommen,

[31:58] als bei den anderen beiden Werbeplattformen.

[32:00] Von daher die meisten komplett neuen Leute,

[32:03] die darauf aufmerksam geworden sind, kamen tatsächlich dann über Xing.

[32:06] Das kann bei dir aber völlig anders sein, ist jetzt einfach nur meine persönliche Erfahrung.

[32:10] Ansonsten musst du auch nicht kostenpflichtig werben.

[32:13] Du kannst auch andere Dinge nutzen, die es vielleicht gibt.

[32:15] In meinem Fall hat zum Beispiel unser Landkreis eine kleine Website

[32:19] mit einem Veranstaltungskalender.

[32:20] Das gibt es bestimmt auch in deiner Stadt

[32:22] und da kann man sich auch kostenfrei normalerweise eintragen lassen.

[32:25] Ähnliches gibt es auch vielleicht von deiner Lokalzeitung.

[32:28] Einfach mal gucken, ob es das gibt.

[32:30] Bei uns zum Beispiel die Tageszeitung hier aus dem Ort,

[32:32] die kleine Zeitung im Prinzip, die hat ein eigenes kleines Eventportal,

[32:35] wo man dann auch kostenfrei Sachen eintragen kann.

[32:38] Sogar mit Link und mit Beschreibung und mit allem Schnickschnack.

[32:40] Guck einfach mal, ob sowas auch für deine Region oder für deine Stadt gibt.

[32:44] Das ist auf jeden Fall auch schon mal eine gute Werbung für deine Veranstaltung

[32:47] und vor allem kostet es einfach auch nichts.

[32:50] Zuletzt kannst du natürlich dann auch nach der Konferenz,

[32:53] wenn sie denn gut gelaufen ist, noch ein bisschen Werbung machen fürs nächste Mal.

[32:57] Mit so klassischen Sachen wie zum Beispiel Präsentationen natürlich online stellen.

[33:01] Und nochmal ein bisschen bei Facebook, bei Xing, wo auch immer,

[33:04] ein paar Beiträge über die Konferenz schreiben

[33:06] und hin und wieder nochmal so einen Satz fallen lassen.

[33:09] Egal wo du bist, du kannst es in deine E-Mail-Signatur eintragen

[33:11] oder bei Twitter was drüber schreiben oder wie auch immer.

[33:13] Wenn du natürlich auch zum Beispiel bei deiner Konferenz ein Hashtag benutzt,

[33:17] dann kannst du natürlich unter dem auch immer deine ganzen Beiträge veröffentlichen

[33:21] und so vielleicht langfristig so ein bisschen eine Zielgruppe aufbauen

[33:25] oder ein bisschen Werbung machen.

[33:26] Kurzfristig wird das dann natürlich schwierig, wenn noch keiner deine Konferenz kennt.

[33:30] Aber das gehört für mich auch zu so einem runden Paket dazu.

[33:33] Wenn eine Konferenz dann abgeschlossen ist, will ich zum Beispiel auch als Teilnehmer

[33:36] mir nochmal die Präsentationen vielleicht anschauen können,

[33:38] mit anderen Teilnehmern ins Gespräch kommen nochmal.

[33:40] Und dafür musst du dann natürlich auch sorgen.

[33:42] Das zählt für mich im weitesten Sinne dann auch zum Thema Werbung.

[33:46] Okay, jetzt haben wir eigentlich alle Punkte, die ich erwähnen wollte, durch.

[33:48] Ich habe jetzt aber noch so ein paar Punkte auf meiner Lessons-Learned-Liste.

[33:52] Und die würde ich dir auch gerne nochmal kurz zur Verfügung stellen.

[33:55] Nummer 1 ist, gehe immer davon aus, dass irgendetwas schief laufen wird.

[34:00] Und das war auch in meinem Fall wieder so.

[34:02] Ich habe zum Beispiel einen kompletten Ersatz-Beamer mitgenommen,

[34:06] weil ich schon die Befürchtung hatte,

[34:08] was ist denn, wenn der Beamer ausfällt, die Lampe geht kaputt,

[34:10] das Kabel passt nicht, wie auch immer.

[34:13] Und siehe da, das Kabel des Beamers vor Ort war tatsächlich kaputt.

[34:17] Ich weiß noch nicht mal, ob es wirklich kaputt war.

[34:19] Es funktionierte bloß einfach nicht.

[34:21] Mit zwei Laptops und mit zwei Beamern hat das doofe Kabel nicht funktioniert.

[34:23] Und ich hatte Glück, dass ich den kompletten Ersatz-Beamer inklusive Kabel dabei hatte.

[34:27] Sonst hätten wir ein riesen Problem gehabt.

[34:29] Von daher, gehe davon aus,

[34:31] alles, was kaputt gehen kann, wird kaputt gehen.

[34:33] Und wenn du es irgendwie hinkriegst, ein Backup selbst zu organisieren,

[34:35] dann kümmere dich darum.

[34:37] Und der Beamer ist, glaube ich, eines der zentralsten Dinge,

[34:39] die du unbedingt brauchst,

[34:41] wenn du Vortragsprogramme hast.

[34:43] Denn sonst sehen die Leute einfach nichts.

[34:45] Dann können sie auch wieder nach Hause fahren.

[34:47] Also kümmere dich darum, dass du da einen Ersatz parat hast.

[34:49] Dann empfehle ich dir,

[34:51] wenn du etwas ruhiger schlafen willst als ich,

[34:53] mach sowas wie einen Early-Bird-Rabatt für die Tickets.

[34:55] Das heißt, innerhalb der ersten paar Wochen

[34:57] wird es ein bisschen günstiger für die Teilnehmer,

[34:59] einfach um schnell möglichst viele Tickets zu verkaufen.

[35:01] Das hat jetzt nichts damit zu tun,

[35:03] dass du schnell viel Geld verdienen sollst.

[35:05] In meinem Fall habe ich auch nichts damit verdient.

[35:07] Aber es ermöglicht dir zu sehen,

[35:10] ob du bei Plus-Minus-Null rauskommst

[35:12] oder ob du zu wenig Tickets verkaufst

[35:14] und den Rest dann selber bezahlen darfst,

[35:16] wenn es so kalkuliert ist.

[35:18] Von daher, ich würde unbedingt

[35:20] irgendwie einen Anreiz setzen,

[35:22] dass die Leute frühzeitig Tickets kaufen.

[35:24] Das beruhigt dich dann auch ein bisschen,

[35:26] wenn du A weißt,

[35:28] ja, es gibt Interesse,

[35:30] es kommen auch wirklich Leute

[35:32] und B, die finanzielle Seite ist auch vernünftig abgedeckt.

[35:34] Also das werde ich beim nächsten Mal

[35:36] auf jeden Fall machen,

[35:38] einfach um auf Nummer sicher zu gehen

[35:40] und nicht ständig drüber nachdenken zu müssen,

[35:42] kommen denn überhaupt Leute

[35:44] und wer bezahlt das eigentlich alles.

[35:46] Ja, ansonsten noch ein konkreter Tipp,

[35:48] wenn du die Konferenzunterlagen,

[35:50] so wie ich zum Beispiel,

[35:52] per Hand selber zusammenstellst,

[35:54] also ich habe alle diese 53 Konferenzmappen

[35:56] per Hand zusammensortiert,

[35:58] alle Sachen selber reingelegt und so weiter,

[36:00] dann sammle einfach frühzeitig alles ein,

[36:02] was da rein gehört.

[36:04] Ich habe zum Beispiel alle diese Konferenzmappen

[36:06] noch mal nachzulegen, weil irgendein Sponsor

[36:08] dann doch noch einen Flyer da reinhaben wollte.

[36:10] Und beim nächsten Mal werde ich einfach eine gewisse

[36:12] Deadline setzen und erst dann

[36:14] die Konferenzmappen zusammenstellen.

[36:16] Denn dreimal dasselbe machen bei 53 Mappen,

[36:18] das macht wirklich keinen Spaß

[36:20] und kostet einfach nur Zeit.

[36:22] Das ist meine persönliche absolute Lesson learned,

[36:24] wenn es geht um dumme Arbeit,

[36:26] die ich wirklich

[36:28] einfach hätte vermeiden können.

[36:30] Dann noch

[36:32] ein konkreter Punkt,

[36:34] den ich nicht bei dieser Konferenz,

[36:36] aber schon bei einer anderen,

[36:38] die ich vorher mal organisiert habe,

[36:40] aber das war eher so ein internes Ding,

[36:42] und zwar hol dir das Feedback der Teilnehmer

[36:44] sofort nach der Konferenz ein.

[36:46] Mach also nicht sowas wie 3-4 Tage vergehen lassen

[36:48] und dann nochmal per Mail nachfragen,

[36:50] ob es vielleicht Feedback gibt,

[36:52] sondern am besten direkt vor Ort

[36:54] auf einem Blatt Papier mit einem Stift ausfüllen lassen.

[36:56] Denn dann sind die Leute noch im Thema,

[36:58] die wissen noch, ob es gut oder schlecht war,

[37:00] die haben noch eine Meinung

[37:02] und wenn du in den nächsten 2-3 Minuten

[37:04] irgendwo eine Zeit einräumst,

[37:06] zum Beispiel am Ende der Konferenz,

[37:08] bevor es Essen gibt,

[37:10] dann machen die das auch.

[37:12] Wenn da alle sitzen und alle ein paar Kreuzchen machen,

[37:14] kannst du sicher gehen,

[37:16] dass du auch das Feedback kriegst

[37:18] und dass du auch ein vernünftiges Feedback kriegst.

[37:20] Von daher, das würde ich dir unbedingt empfehlen.

[37:22] In meinem Fall habe ich einfach

[37:24] ausgedruckte Feedbackbögen

[37:26] tatsächlich in jede Mappe gepackt.

[37:28] So hatte jeder keine Ausrede,

[37:30] aber das werde ich unbedingt tun,

[37:32] um dann beim nächsten Mal

[37:34] auch aus meinen vielleicht Fehlern,

[37:36] die ich dieses Mal gemacht habe, zu lernen

[37:38] und die Konferenz noch ein bisschen besser machen zu können.

[37:40] Und zuletzt noch ein ganz konkreter Tipp.

[37:42] Kläre auch irgendwie vorher ab,

[37:44] wer von der Konferenz vielleicht ein paar Fotos macht.

[37:46] Und zwar auch vernünftige Fotos.

[37:48] In meinem Fall, ich habe selber Fotos gemacht.

[37:50] Ich bin so ein passionierter Fotograf.

[37:52] Ich habe auch eine schwierige Reflexkamera usw.

[37:54] Das war für mich also kein Problem.

[37:56] Ich mache das auch sehr gerne.

[37:58] Frag auch irgendwen, der wenigstens mich fotografiert.

[38:00] Bei meinem Vortrag zum Beispiel,

[38:02] wenn ich das denn möchte.

[38:04] Oder wenn du auch selber vielleicht nicht so gerne fotografierst

[38:06] und du möchtest das nicht oder du hast andere Sachen zu tun

[38:08] bei der Konferenz, dann frag irgendwen

[38:10] rechtzeitig vorab, ob jemand Fotos macht.

[38:12] Denn eine Konferenz ohne Fotos

[38:14] im Nachhinein dann nochmal zu bewerben,

[38:16] ist wirklich schwierig.

[38:18] Die Leute wollen auch ein bisschen was sehen.

[38:20] Wenn das schon mal stattgefunden hat, wie war es denn?

[38:22] Wie sahen die Präsentationen aus? Wie war der Raum?

[38:24] Wie viele Leute waren da?

[38:26] Die Leute wollen auch ein bisschen demonstrieren.

[38:28] Von daher, schau frühzeitig, dass du dich um jemanden kümmerst,

[38:30] der Fotos macht.

[38:32] Dann hast du auch super Material

[38:34] für deine Version 2 der Konferenz.

[38:36] Dann kannst du schon mal sowas wie

[38:38] deine Website mit vernünftigen Fotos

[38:40] illustrieren und musst dir

[38:42] dann nicht irgendwie was ausdenken oder irgendwas

[38:44] stellen, sondern du kannst halt echte Fotos

[38:46] von der letzten Konferenz nehmen.

[38:48] Das macht natürlich einen immer besseren Eindruck.

[38:50] Es macht immer einen besseren Eindruck

[38:52] als wenn du dir da irgendwie

[38:54] Stockfotos zusammen kopierst.

[38:58] Gut, das wäre es von meiner Seite

[39:00] aus gewesen. Ich fasse nochmal kurz zusammen,

[39:02] was meiner Meinung nach wichtig ist bei der

[39:04] Organisation einer Konferenz. Achte drauf,

[39:06] dass du nicht auf den Kosten hängen bleibst.

[39:08] Ich habe einige Sachen genannt, die du einkalkulieren

[39:10] musst. Das ist auf jeden Fall dein persönliches

[39:12] Risiko. Das solltest du machen.

[39:14] Kümmer dich auch frühzeitig um Sponsoren.

[39:16] Wie du die findest, habe ich erwähnt.

[39:18] Frag deinen eigenen Arbeitgeber, frag die Arbeitgeber

[39:20] der Referenten und so weiter. Such dir

[39:22] eine vernünftige Location, die alles

[39:24] bietet, was du brauchst. WLAN,

[39:26] Leinwand, Beamer, Stühle natürlich und so weiter.

[39:28] Eventuell auch Beschallung.

[39:30] Kümmer dich um vernünftige Termine, wo möglichst

[39:32] viele Leute können. Vielleicht nicht unbedingt

[39:34] ein Wochentag oder ein Wochenende,

[39:36] weil da eventuell dann halt

[39:38] muss man eventuell Urlaub nehmen oder man hat

[39:40] eine freie Zeit vergeudet

[39:42] in Anführungszeichen für die Konferenz.

[39:44] In meinem Fall war zum Beispiel der Freitagnachmittag

[39:46] optimal.

[39:48] Dann kümmer dich um eine gute Verpflegung.

[39:50] Das hängt natürlich auch vom Termin ab, ob du Frühstück,

[39:52] Mittagessen, Abendessen, was auch immer brauchst.

[39:54] Aber die Leute wollen da nicht nur sitzen und sich

[39:56] berieseln lassen, die müssen auch mal was essen und trinken.

[39:58] Von daher wichtiges Thema unbedingt

[40:00] klären. Und dann geht es natürlich

[40:02] an die Vorträge. Mach rechtzeitig einen Call

[40:04] for Presentations zum Beispiel

[40:06] oder organisiere deine Konferenz nach einem anderen

[40:08] Muster, wie zum Beispiel einem Barcamp

[40:10] oder einem Workshop. Aber auch dafür brauchst du

[40:12] vielleicht Leute, die das betreuen. Also kümmer dich

[40:14] rechtzeitig darum, dass die Leute das machen und

[40:16] dass die auch am Tag der Konferenz Zeit

[40:18] haben. Also plan die vielleicht auch bei der

[40:20] Terminplanung mit ein.

[40:22] Wenn du dann alles geregelt hast, dann bewerbe auch deine Konferenz, mach das in Social-Media-Plattformen,

[40:28] bei dem Veranstaltungskalender deiner Zeitung oder vielleicht sogar in einem Zeitungsartikel.

[40:33] In meinem Fall war es auch so, dass eine Woche vor der Konferenz tatsächlich in der Zeitung

[40:37] noch ein gedruckter Artikel sogar mit Foto erschienen ist über unsere erste Konferenz

[40:41] und ich bin ganz sicher, dass das auch dazu beigetragen hat, dass wir letztendlich dann ausverkauft waren.

[40:48] Und viele lokale Zeitungen sind zum Beispiel auch immer auf der Suche nach interessanten Themen

[40:52] und das ist für beide eigentlich eine Win-Win-Situation.

[40:55] Ein netter Beitrag für die Zeitung, der die Leser auch interessiert und für dich natürlich auch kostenfreie Werbung

[41:00] und du wirst auf jeden Fall dadurch deutlich bekannter.

[41:04] So, damit schließe ich dann meine kleine Mini-Beitragsreihe zum Thema Usergroup oder Konferenz organisieren.

[41:12] Wenn du noch ein bisschen mehr dazu wissen oder lernen willst,

[41:15] kann ich dir wie in der letzten Woche auch einen kleinen Pluralsight-Kurs empfehlen,

[41:20] den habe ich letzte Woche auch schon erwähnt, beziehungsweise eigentlich nur in den Shownotes.

[41:23] Ich habe es nicht gesagt, glaube ich, im Podcast.

[41:25] Aber es gibt einen genau passenden Kurs zum Thema Organisation einer Usergroup bei Pluralsight,

[41:30] den habe ich mir jetzt auch vor kurzem angeguckt.

[41:32] Der war sehr, sehr hilfreich, wie ich finde.

[41:34] Der heißt Starting and Running a Successful Usergroup

[41:36] und den habe ich auch in den Shownotes verlinkt.

[41:38] Ich sage nochmal den Link.

[41:39] Anwendungsentwicklerpodcast.de

[41:44] slash 8.2 für die 82. Episode, die das hier heute war.

[41:49] Und da habe ich auch, habe ich schon erwähnt, alle möglichen Sachen verlinkt,

[41:52] also die ganzen Badges, die ich gebastelt habe und so.

[41:54] Kannst du dir alle mal angucken.

[41:56] Wie gesagt, ich habe schon darauf geachtet, dass die möglichst günstig sind.

[41:58] Vielleicht hilft dir das ja bei der Planung deiner eigenen Konferenz.

[42:02] Ja, ansonsten schau doch mal auf der Website vorbei, serum.de.

[42:05] Da siehst du dann auch Fotos von den Badges und von dem Konferenzraum

[42:08] und von den Vorträgen und so weiter.

[42:10] Schau doch gerne mal rein, wie das bei uns gelaufen ist

[42:13] und vielleicht bist du dann ja auch inspiriert, selber mal was zu starten.

[42:17] Das fände ich richtig, richtig cool,

[42:18] wenn die Episode hier vielleicht dich so ein bisschen motiviert,

[42:21] selbst aktiv zu werden und vielleicht deine eigene Konferenz zu starten.

[42:24] Und wenn das so ist, dann lad mich gerne ein.

[42:27] Ich komme gerne mal vorbei.

[42:28] Ja, ich muss vielleicht auch, wenn es ein bisschen weiter ist,

[42:30] ich komme gerne vorbei.

[42:31] Wenn du tatsächlich auf Basis dieser Episode hier heute aktiv wirst,

[42:34] das fände ich richtig, richtig klasse

[42:36] und das würde ich ganz sicherlich mir auch vor Ort anschauen wollen.

[42:39] Ansonsten, wenn du noch mehr Tipps vielleicht hast,

[42:41] vielleicht selber schon mal was organisiert hast

[42:43] oder einfach auch irgendwo teilgenommen hast

[42:44] und eine besonders coole Idee von der Konferenz oder so mitgebracht hast,

[42:48] wie man was organisieren kann oder wie auch immer,

[42:50] dann schreib mir gerne eine E-Mail, schreib mir einen Kommentar,

[42:52] schreib mich wo auch immer an, über Xing, über Facebook.

[42:55] Ich bin absolut immer interessiert an Rückmeldungen,

[42:58] weil ich ja auch jetzt die nächste Konferenz ganz sicher wieder organisieren werde im nächsten Jahr

[43:03] und von daher möchte ich unbedingt auch von anderen lehren, die sowas schon gemacht haben.

[43:06] Also tauschen wir uns gerne aus.

[43:08] Du kannst mich auf alle möglichen Arten und Weisen kontaktieren.

[43:11] Du findest bestimmt eine Möglichkeit.

[43:14] Und damit sage ich jetzt für heute auch vielen, vielen Dank fürs Zuhören

[43:18] und bis zum nächsten Mal.

[43:19] Tschüss!